Il segreto per un'intelligenza artificiale più avanzata non risiede nella richiesta dell'utente, ma in Google Drive.
Non solo nei comandi! Scopri come Google Drive rende l'utilizzo dell'intelligenza artificiale più intelligente ed efficiente.
Le cose più importanti che devi sapere
- L'intelligenza artificiale può effettuare ricerche tra centinaia di documenti archiviati in Google Drive per recuperare rapidamente informazioni, come progetti ricorrenti o attività incompiute.
- Trasforma PDF e report di grandi dimensioni utilizzando l'intelligenza artificiale per estrarre in modo chiaro le attività da svolgere e le scadenze importanti.
- Dai nuova vita ai tuoi vecchi progetti su Google Drive trasformandoli con l'intelligenza artificiale, ad esempio convertendo le trascrizioni dei seminari in post per blog o gli appunti delle riunioni in liste di controllo.
Grazie alla mia esperienza, ho scoperto che il miglioramento più significativo dei miei risultati non deriva sempre dalla domanda in sé, ma dal consentire all'intelligenza artificiale di accedere ai documenti che utilizzo quotidianamente.
Una volta che l'IA ha potuto accedere ai miei appunti, alle mie ricerche, ai PDF e praticamente a tutto il resto presente nel mio Google Workspace, ha iniziato a funzionare più come un assistente in grado di comprendere il contesto alla base delle mie domande.
Se già utilizzi Google Drive, ecco sette modi per sfruttare al meglio questo contesto.
1. Trasformare un'ampia mole di ricerche in una prima bozza rifinita
Compito: Utilizzando i documenti presenti in questa cartella, crea una presentazione che illustri i risultati principali. Organizza la presentazione con titoli chiari, indica dove le fonti differiscono e segnala eventuali affermazioni che richiedono ulteriori verifiche.
Anziché copiare e incollare informazioni da una mezza dozzina di documenti, indica alla tua IA la cartella di ricerca e spiega cosa stai cercando di scrivere. Noterai subito la differenza. Invece di basarsi su informazioni che già conosce, l'IA fonderà la sua risposta sulla tua ricerca.
2. Confronta i documenti in pochi secondi
Compito: Confronta questi due documenti e crea una tabella che illustri ogni modifica significativa. Evidenzia le modifiche che riguardano prezzi, scadenze, responsabilità o decisioni chiave.
Hai bisogno di sapere cosa è cambiato tra due versioni di una proposta o di un contratto? Mi capita spesso quando Google Docs non basta o quando la prima bozza è andata completamente persa. Carica entrambi i file e lascia che l'intelligenza artificiale li confronti. Quello che di solito richiede mezz'ora di noiosa revisione e meticolosa attenzione ai dettagli, si trasforma in un'operazione che si completa in pochi secondi.
3. Poni domande sugli anni di osservazione.
Domanda: In base alle mie osservazioni durante gli incontri degli ultimi sei mesi, quali progetti sono stati menzionati più frequentemente?
Oppure: Quali sono i compiti che ti sei impegnato a svolgere e che non hai ancora portato a termine?
Molti di noi hanno centinaia di documenti archiviati su Google Drive che raramente apriamo. Invece di cercare manualmente tra le cartelle, lascia che sia l'intelligenza artificiale a cercare i contenuti. È un modo molto più veloce per riscoprire le informazioni che hai già creato. La ricerca tramite IA è in forte espansione: 6 attività che gli utenti ora affidano all'IA invece che a Google.
4. Convertire i file PDF in attività eseguibili
La richiesta: riassumere questo documento, elencare tutte le attività realizzabili, indicare le scadenze importanti e spiegare qualsiasi aspetto a cui dovrei prestare particolare attenzione.
I report lunghi sono utili, finché non arriva il momento di leggerli. Che si tratti di un report trimestrale, di un libro di testo scolastico o di un manuale d'uso, l'intelligenza artificiale può estrarre le informazioni di cui hai bisogno. In questo modo, invece di ottenere un riassunto generico, ricevi qualcosa che puoi effettivamente utilizzare.
5. Scoprire collegamenti di cui non conoscevi l'esistenza
Questo è uno dei miei utilizzi preferiti dell'intelligenza artificiale. Fornitele diversi documenti pertinenti, come ad esempio una sessione di brainstorming, il feedback di un cliente, gli appunti di una riunione e un piano di progetto, e chiedetele di cercare degli schemi ricorrenti.
Potreste scoprire problemi ricorrenti, idee trascurate o temi che non erano chiari leggendo ciascun documento singolarmente.
6. Rispolverare opere antiche
Ormai uso questo trucco spessissimo. Il mio Google Drive è pieno di documenti che sembravano ottimi al momento della loro pubblicazione, ma che ho rimandato a più tardi. L'intelligenza artificiale può cambiare le cose. Ad esempio, la trascrizione di un webinar potrebbe diventare un post di un blog, gli appunti di una riunione potrebbero trasformarsi in una checklist, una presentazione potrebbe diventare una newsletter o un vecchio report potrebbe essere trasformato in una campagna sui social media. Le possibilità sono davvero infinite.
Invece di ricominciare da zero ogni volta, si parte dal lavoro già svolto.
7. Lascia che l'intelligenza artificiale impari il tuo stile di scrittura.
(Fonte dell'immagine: Getty Images)
Compito: Utilizzando queste tre email come esempi del mio stile di scrittura, componi una nuova email per chiedere un aumento al mio responsabile. Mantieni lo stesso tono e la stessa lunghezza delle frasi, ma non copiare il testo alla lettera.
Un vantaggio spesso sottovalutato del lavorare a partire dai propri documenti è la coerenza. Invece di dire all'IA di "scrivere come me", fornitele esempi tratti dai vostri lavori precedenti. Sebbene non consiglierei a nessuno di utilizzare l'IA per scrivere al posto vostro, questo è un buon modo per velocizzare la stesura di email complesse con un piccolo aiuto dell'IA.
L'ho fatto innumerevoli volte con vicini difficili, richieste di rimborso e domande che pongo al mio medico. L'intelligenza artificiale mi aiuta a dire cose che altrimenti avrei potuto tralasciare.
Conclusione
Ho scoperto un mondo di possibilità intorno ai miei Documenti Google che non avrei mai immaginato esistessero. Infatti, molti dei documenti nel mio Spazio di lavoro Google sono stati scritti prima ancora che l'intelligenza artificiale fosse disponibile, quindi esplorarli ora con l'aiuto dell'IA è stato incredibilmente divertente e utile. Provateci la prossima volta che cercate lo spunto perfetto: date un'occhiata ai file già presenti nel vostro Google Drive e scoprite un flusso di lavoro che vi era sfuggito.
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