Vuoi rendere le tue riunioni di lavoro più interattive ed efficaci, evitando la monotonia che accompagna le riunioni tradizionali? Prova a tenere le tue riunioni in un ambiente di realtà virtuale; Dove puoi creare un'esperienza di comunicazione non convenzionale, particolarmente adatta ai team dislocati geograficamente.
Le riunioni virtuali uniscono divertimento e creatività, con maggiori possibilità di interazione e comunicazione visiva, risultando così più produttive e di impatto. Tuttavia, per sfruttare al meglio questa tecnologia, è necessario pianificare con largo anticipo, per evitare problemi dell'ultimo minuto che possono comportare uno spreco di tempo e risorse.
Ecco i suggerimenti più importanti da tenere a mente quando si organizza una riunione virtuale: dalla scelta delle app giuste che supportano gli strumenti di collaborazione, all'organizzazione del team e alla pianificazione efficace delle attività per garantire il corretto svolgimento della riunione.
1. Scegli strumenti e controlli affidabili
Il primo investimento necessario per far sì che le tue riunioni virtuali abbiano successo è un visore VR. Non sarà economico, ma puoi farlo in modo intelligente. Il modello migliore sul mercato è il Meta Quest 2 (in precedenza Oculus Quest 2), perché è potente e sorprendentemente economico rispetto ad altri visori.
Qualunque sia la tua scelta, assicurati che sia un'opzione affidabile: controlla attentamente le recensioni e i requisiti.
Per semplificare la pianificazione della riunione virtuale, puoi avere lo stesso dispositivo in blocco per tutti i membri del tuo team. Ma se qualcuno preferisce o ha già un visore diverso, va bene, purché corrisponda alle attività che hai pianificato.
Esplora anche i migliori accessori VR per rendere gli utenti più a loro agio. L'accessibilità è importante per far sentire a proprio agio tutti i dipendenti. A questo punto, evita le immagini lampeggianti o qualsiasi altro contenuto che possa infastidire le persone.
2. Assicurati che i dispositivi di tutti funzionino prima della riunione
È una buona idea testare tutta l'attrezzatura VR prima della tua riunione vera e propria, poiché anche i sistemi con il punteggio più alto possono improvvisamente metterti nei guai senza una ragione apparente. Chiedi al tuo team di provare le cuffie, controllare la connettività Wi-Fi e Bluetooth e conoscere il proprio ambiente virtuale: come navigare, utilizzare i controlli, navigare nei menu e così via.
Ogni membro può farlo individualmente e segnalare eventuali problemi oppure è possibile pianificare un test di gruppo. In questo modo potrai consigliare tutti contemporaneamente. Che tu abbia o meno problemi, ci sono diversi trucchi che puoi provare.
3. Scegliere la migliore app per le riunioni virtuali
Gli incontri online sono diventati molto popolari nel corso degli anni. In effetti, ha trovato Rapporto Statistico Zippia Attualmente il 53% dei dipendenti preferisce le riunioni virtuali.
Con l'avvento dei dispositivi di misurazione, la domanda di dispositivi e applicazioni correlati è aumentata vertiginosamente, quindi gli sviluppatori VR sono impegnati a produrre i migliori ambienti possibili per ogni occasione, comprese le riunioni professionali.
Preparare Laboratori Horizon Da Meta Quest è un ottimo esempio. Ti consente di creare un avatar, incontrare i tuoi colleghi e collaborare come faresti nel mondo reale. C'è anche Spaziale Dove creare l'ambiente di lavoro virtuale perfetto e ospitare una riunione da ricordare.
Cerca servizi come questi per le riunioni VR. Sono fantastici e troverai molte opzioni gratuite. Assicurati solo di non esagerare con il tuo design. L'ambiente e le attività virtuali dovrebbero essere stimolanti ma controllati e produttivi.
4. Scegli le funzionalità per rendere interessante la riunione
Il più grande vantaggio di tenere riunioni nella realtà virtuale sono le molte diverse funzionalità che puoi includere. Le app progettate specificamente per le riunioni di gruppo professionali avranno molto da offrire.
Ad esempio, una lavagna virtuale è standard, ma controlla se puoi aggiungere elementi come video, grafici e audio. Crea avatar VR su Ready Player Me e personalizza ancora di più l'esperienza. Potresti anche essere in grado di utilizzare gli strumenti predefiniti. Se vuoi trasformare la riunione in un workshop, puoi utilizzare o creare un ambiente di realtà virtuale che ti permetta di esercitare diverse abilità.
Fornisce discorso virtuale Ad esempio, la formazione sulle soft skills tramite realtà virtuale. Gli utenti possono migliorare le proprie presentazioni e la propria comunicazione mentre tu, in qualità di coach, monitori le loro prestazioni. Altre piattaforme possono insegnarti il primo soccorso, la movimentazione manuale, la sicurezza alimentare, la chirurgia e altro ancora.
Ancora una volta, cerca di non sovraccaricare il tuo team includendo troppe funzionalità e attività. Scegli gli strumenti più appropriati e produttivi. Inoltre, avvisa i membri se avranno bisogno di spazio per l'apprendimento pratico.
5. Stabilire un orario per la riunione in modo che tutti possano partecipare
Una parte importante della pianificazione di una riunione VR è assicurarsi che tutti partecipino. Organizza un giorno e un'ora che funzioni per quante più persone possibile. Dovrebbe anche darti abbastanza tempo per impostare la tua esperienza VR.
Quindi, invia promemoria regolari o lascia che una pratica app ti aiuti a gestire tutto. Usa app come Connettiti O strumento di pianificazione Da Microsoft Team per tenere informati tutti i partecipanti.
A meno che non vi siate allenati a fondo o abbiate già partecipato a diverse riunioni VR, è una buona idea riunire il team almeno 30 minuti prima dell'orario di inizio ufficiale. Puoi risolvere eventuali problemi dell'ultimo minuto e far partire la riunione senza intoppi.
6. Assicurarsi che la riunione virtuale sia produttiva.
Un ultimo consiglio per quanto riguarda l'esito del vostro incontro. Supponendo che ci sia una buona ragione per averlo, sia per la formazione che per la collaborazione a un progetto, escogita un piano produttivo e un modo per prendere i minuti finali della discussione.
Durante una riunione VR, rimani aggiornato durante le discussioni e le attività, prendendo nota dei punti chiave e dei risultati.
Per quest'ultimo lavoro, utilizza la lavagna virtuale, le note adesive o qualsiasi strumento correlato disponibile sulla piattaforma di tua scelta. Puoi persino registrare l'intera sessione, basta ottenere l'approvazione di tutti prima di farlo.
Tieni presente che non devi fare tutto da solo. Sentiti libero di condividere le responsabilità con i membri del team. Qualcun altro può essere incaricato del verbale, mentre tu svolgi la riunione nella direzione che desideri senza distrazioni.
Tieni una riunione virtuale tranquilla o attiva
Il bello della realtà virtuale è che i tuoi incontri possono essere positivi o scatenati, a seconda dei tuoi gusti. Ideale per riunioni di lavoro. Anche se i membri del team devono essere pratici, quando possibile dovrebbero anche essere divertenti. Se le tue riunioni intrattengono, ispirano e uniscono il tuo team, le ricompense saranno maggiori.
Determina le esigenze del tuo team e come una riunione di realtà virtuale può soddisfarle. Non trasformarla in una festa, ma sii creativo quando pianifichi le tue attività. Punta a un'esperienza dinamica.
I commenti sono chiusi.