La mia esperienza estesa: un mese intero alla scoperta delle app per prendere appunti e delle migliori per la produttività

Nel corso di un mese, ho intrapreso un viaggio digitale alla scoperta di quattro dei sistemi più diffusi per prendere appunti: Evernote, OneNote, Notion e Google Keep.

Non si è trattato solo di un test veloce. Mi sono immerso completamente in ogni sistema e ho lavorato all'interno della sua struttura unica per comprenderne appieno i punti di forza e di debolezza.

Il mio obiettivo era andare oltre l'elenco delle funzionalità e scoprire cosa significasse realmente utilizzare ogni app per ogni scopo.

Scopriamo insieme quale merita davvero un posto fisso nella tua vita digitale e nella schermata iniziale del tuo telefono Android.

Google Mantenere

La scelta perfetta per appunti veloci.

Se Notion è un database di conoscenze professionali ed Evernote è un archivio digitale, allora Google Keep è un muro di post-it che mi segue ovunque.

Quando mi sono impegnato Tutta la mia vita digitale la trascorro su Google Keep. Per un mese ho pensato che sarei arrivato subito a un punto morto.

In definitiva, Google Keep non ha blocchi appunti o database. Ha solo note, che sono essenzialmente schede che possono essere appuntate, categorizzate e codificate a colori.

Tuttavia, mi sbagliavo. Google Keep copriva le basi e molto altro. Google Keep ha le migliori app per dispositivi mobili tra i suoi concorrenti. Supporta i widget della schermata iniziale, ha un eccellente motore di progettazione, tag per organizzare i contenuti e molto altro.

Ma ciò che lo ha reso davvero utilizzabile come secondo cervello è stata la sua perfetta connessione con il resto del mondo Google.

Ad esempio, posso aprire una barra laterale in Google Docs e trascinare i miei appunti di ricerca direttamente in un nuovo documento.

Per quanto riguarda gli svantaggi, Google Keep non offre funzionalità avanzate come database, un'app desktop nativa e una struttura organizzativa più solida. Continua a leggere se queste funzionalità sono importanti per il tuo flusso di lavoro.

Evernote

mantenendo ancora il suo potere

Ho usato il Green Elephant a intermittenza per anni. All'inizio non lo consideravo un valido concorrente.

Tuttavia, dopo l'acquisizione da parte di Bending Spoons, Evernote ha ricevuto numerosi aggiornamenti e nuove funzionalità. Non si trattava più del lento e macchinoso Evernote di una volta; era una macchina snella e produttiva, progettata per un flusso di lavoro moderno.

La modifica più evidente e gradita è stato il nuovo menu "Home". Invece di un semplice elenco di note, mi ha accolto con una dashboard personalizzabile.

Questo è diventato il mio centro di comando. Posso aggiungere strumenti per scrivere bozze, note create di recente e tag usati di frequente.

La Quick Board era perfetta per quei pensieri fugaci che annotavo su Google Keep. Ma la vera magia sta nella funzionalità di integrazione del calendario aggiunta di recente.

Posso collegare i miei calendari Gmail e Outlook e visualizzare il mio programma direttamente nel menu principale. Per qualsiasi evento, posso creare una nuova nota di riunione con un clic e dettagli come il nome dell'evento e i partecipanti verranno automaticamente inseriti.

Di recente, l'azienda ha introdotto funzionalità di intelligenza artificiale per aumentare la produttività. Posso migliorare le frasi, correggere la grammatica e utilizzare la ricerca basata sull'intelligenza artificiale per navigare rapidamente tra i miei appunti.

La potenza di Evernote rimane la stessa. Posso ancora salvare un'intera pagina web, un PDF o una registrazione audio, rendendoli tutti completamente ricercabili.

L'unico inconveniente significativo riguarda le prestazioni. A volte ho riscontrato problemi nell'aprire note di grandi dimensioni contenenti molti file multimediali.

Anche le app mobili dell'azienda lasciano molto a desiderare.

Nozione

Nuovo giocatore sulla scena

Notion è più di una semplice app per prendere appunti. Offre un editor a "blocchi" in cui è possibile riorganizzare i contenuti utilizzando un'interfaccia drag-and-drop intuitiva.

Inoltre, non ha una barra di formattazione tradizionale. Posso semplicemente usare il comando barra (/) e inserire titoli, tabelle, virgole e il segno più.

Notion eccelle davvero quando si tratta di modelli e database. Che tu voglia creare una nota di riunione, un tracker di abbonamenti, un riepilogo di progetto, un tracker di studio o un diario, c'è un modello adatto a te.

Non ho mai dovuto iniziare una pagina da zero. Questo mi ha fatto risparmiare un sacco di ore.

Tuttavia, è nei database che Notion eccelle davvero, superando in prestazioni tutte le altre app per prendere appunti presenti in questo elenco.

Posso creare database ricchi di funzionalità e persino aggiungere formule per automatizzarli come un professionista. Notion offre visualizzazioni a elenco, tabella, bacheca, galleria e cronologia per gestire tutto in un unico posto.

Sembrava un sistema in cui tutte le mie informazioni erano collegate e consultabili in un modo che non era possibile con altre app.

Anche l'esperienza di condivisione e collaborazione è stata fluida e priva di bug. È all'altezza di Google Keep.

Sebbene le app desktop e web fossero fantastiche, mi sono subito imbattuto nel difetto principale di Notion: le app mobili che fungono da "web wrapper".

Questo significava che era terribilmente lento per una nota semplice e veloce. Lo aprivo per digitare un articolo da acquistare, ma i tempi di caricamento erano lunghissimi.

OneNote

Con lui non si sbaglia mai.

A differenza dei "blocchi" organizzati di Notion e delle note rigide di Evernote, OneNote è una tela che scorre liberamente.

Posso toccare qualsiasi punto della pagina e iniziare a scrivere, disegnare e inserire immagini. Questo è particolarmente vero quando utilizzo un dispositivo con penna (come il mio iPad Pro).

Gli strumenti di disegno sono fantastici. Posso disegnare diagrammi, annotare PDF e scrivere note a mano in modo naturale e fluido.

OneNote supporta anche le equazioni matematiche: posso digitare un'equazione e ricevere le risposte in brevissimo tempo.

OneNote offre tutte le funzionalità di base, tra cui una potente barra multifunzione di formattazione, un solido sistema di organizzazione con blocchi appunti, sezioni, pagine, adesivi e modelli, un utile web clipper, app native su tutte le piattaforme e l'integrazione con Sticky Notes e Plus.

Forse il vantaggio più grande di OneNote è il suo prezzo gratuito e la profonda integrazione nell'ecosistema Microsoft. Se sei già un utente di Microsoft 365, OneNote ti sembrerà un'estensione naturale del tuo flusso di lavoro.

Posso accedere ai miei blocchi appunti direttamente dal menu Start di Windows, inviare e-mail di Outlook a OneNote con un clic e persino inserire un foglio di calcolo da Excel.

Tuttavia, c'è un limite importante: la velocità di sincronizzazione. Sebbene funzioni bene nella maggior parte dei casi, ho scoperto che con quaderni di grandi dimensioni o pagine contenenti molte immagini, la sincronizzazione può essere lenta e inaffidabile.

Ci sono stati momenti frustranti in cui prendevo nota sul telefono, poi aprivo il portatile qualche minuto dopo e scoprivo che non era ancora sincronizzato.

Non scegliere l'app sbagliata per prendere appunti.

Quindi, dopo un mese di test, il verdetto è arrivato. Ognuna di queste app eccelle nel suo campo. Diamo un'occhiata veloce.

Evernote rimane il re dell'archiviazione potente a lungo termine ed è un caveau digitale per utenti esperti.

Grazie alla sua lavagna gratuita e alla perfetta integrazione con Microsoft, OneNote è la scelta perfetta per gli studenti e per chiunque preferisca la sensazione di un quaderno cartaceo.

Google Keep eccelle in semplicità e velocità ed è perfetto per chiunque voglia catturare un pensiero veloce al volo.

Poi c'è Notion, che offre flessibilità e funzionalità di database senza pari. È stato un chiaro vincitore in termini di funzionalità. Tuttavia, la sua app Android, piuttosto scadente, si è rivelata un fattore decisivo per me.

Quindi da ora in poi, io sono Vai ai miei blocchi appunti OneNote Per catturare idee.