Gestire gli uffici in modo intelligente: strategie per affrontare le sfide dell'aumento delle temperature globali

Se gli ultimi mesi sono indicativi, il caldo estremo è diventato parte integrante dell'estate britannica. Con l'aumento delle temperature, i datori di lavoro subiscono una pressione crescente per garantire che i luoghi di lavoro siano in grado di far fronte a queste condizioni climatiche più calde.

La sfida consiste nel capire il modo più intelligente per adattarsi, perché il costo di affidarsi all'improvvisazione e commettere errori è elevato.

Bradley Beighton

Ingegnere tecnico senior presso il Ricoh Digital Experience Centre.

Si stima che l'ondata di calore che ha colpito il Regno Unito nel giugno 2026 abbia causato la perdita di 24 milioni di ore lavorative e un costo per l'economia di 1.15 miliardi di sterline in termini di produttività persa. Queste cifre dimostrano l'impatto diretto che le condizioni sul luogo di lavoro possono avere sulle prestazioni aziendali.

Allo stesso tempo, il lavoro ibrido aggiunge un ulteriore livello di complessità, cambiando radicalmente il modo in cui funzionano gli uffici. La presenza è molto meno prevedibile di prima, il che rende difficile sapere dove e quando elementi come raffreddamento, ventilazione e capacità degli spazi di lavoro saranno più necessari.

Oltre al caldo estivo, le organizzazioni hanno bisogno di ambienti di lavoro efficienti in tutte le stagioni e in grado di adattarsi alle mutevoli condizioni di occupazione e ambientali. Devono comprendere come le persone si muovono all'interno dell'ufficio, ad esempio le postazioni di lavoro che occupano, le sale riunioni che si riempiono, le aree in cui i team collaborano e gli spazi che vengono regolarmente trascurati.

Per raggiungere questo obiettivo è necessaria una comprensione immediata di come vengono utilizzati gli edifici. È qui che entrano in gioco la tecnologia dei sensori e i dati sull'utilizzo degli spazi di lavoro, che trasformano le ipotesi in dati concreti e forniscono alle organizzazioni le informazioni necessarie per prendere decisioni più intelligenti in materia di ambiente lavorativo.

Le medie a livello di edificio potrebbero mascherare problemi locali.

Molti uffici sono ancora gestiti secondo un'idea relativamente rigida di come un edificio dovrebbe funzionare. Gli impianti di raffreddamento e ventilazione possono seguire programmi prestabiliti, mentre i singoli spazi vengono gestiti in base alla loro capacità massima, anziché al loro effettivo utilizzo. Sappiamo però che i luoghi di lavoro moderni non si comportano con tale prevedibilità.

Un giorno, un intero piano potrebbe essere quasi vuoto, mentre un altro è affollato. Il giorno successivo, la situazione potrebbe invertirsi completamente. In un martedì particolarmente intenso, le sale riunioni potrebbero diventare calde e afose dopo ore di collaborazione continua, mentre l'adiacente spazio di lavoro open space rimane confortevole. Allo stesso modo, le aree esposte alla luce solare diretta si riscalderanno naturalmente molto più velocemente delle altre.

Una singola misurazione della temperatura in un punto specifico non può tenere conto delle numerose variazioni presenti all'interno di un ufficio. Eppure, le decisioni riguardanti l'intero edificio vengono spesso prese sulla base di queste informazioni limitate, con conseguente consumo di energia dove non è necessario, mentre i reali problemi di comfort rimangono irrisolti.

Per questo motivo, i datori di lavoro necessitano di una visione più completa delle prestazioni sul posto di lavoro. I sensori ambientali possono monitorare temperatura, umidità, anidride carbonica e qualità dell'aria in diverse aree, fornendo dati cruciali in tempo reale, mentre i dati di occupazione mostrano gli spazi utilizzati e come questo cambia nel corso della giornata.

Spesso le organizzazioni presumono di dover monitorare i dipendenti per comprendere le loro prestazioni sul posto di lavoro, ma non è sempre così. Progettati nel rispetto della privacy, questi sistemi possono combinare il rilevamento termico, la temperatura ambiente, i livelli di anidride carbonica e il tracciamento spaziale anonimo per rivelare le prestazioni di una specifica area senza identificare gli utenti.

Mettendo insieme questi dati, i team addetti alla gestione delle strutture possono identificare tempestivamente i problemi reali, comprenderne le cause e dare priorità alle azioni che hanno un impatto tangibile sui dipendenti e sulla loro produttività.

Rendere i dati utili

La raccolta di dati sul posto di lavoro è solo l'inizio. Il vero valore risiede nel modo in cui le organizzazioni utilizzano queste informazioni per creare esperienze migliori per i dipendenti e gestire gli edifici in modo più efficiente. È facile concentrarsi su dashboard e sensori, ma l'obiettivo reale è fornire ai team addetti alla gestione delle strutture informazioni utili e concrete.

L'intelligenza sul posto di lavoro non consiste solo nel reagire rapidamente quando si verifica un problema, ma anche nell'anticipare i problemi prima che inizino a influenzare le persone che utilizzano lo spazio.

Ad esempio, livelli elevati di anidride carbonica potrebbero indicare la necessità di una migliore ventilazione in una sala riunioni, mentre frequenti picchi di temperatura potrebbero essere indice dell'utilizzo di apparecchiature, dell'esposizione al sole pomeridiano o di uno squilibrio tra occupazione e raffreddamento. Ciò consente ai team addetti alla manutenzione di identificare le cause profonde dei problemi e intervenire prima che inizino a ripercuotersi sul personale.

Destinando le risorse alle aree in cui sono realmente necessarie, i datori di lavoro migliorano il benessere dei dipendenti, riducendo al contempo i consumi energetici superflui e i costi operativi. Questo approccio più mirato contribuisce inoltre al raggiungimento di obiettivi di sostenibilità più ampi.

Evitare il raffreddamento non necessario in ambienti quasi vuoti riduce i costi operativi e aiuta le organizzazioni a compiere progressi verso gli obiettivi di riduzione delle emissioni di Scope 2, senza compromettere la produttività o la qualità dell'aria interna.

Progettare spazi di lavoro adatti ai metodi di lavoro effettivi dei dipendenti.

Forse il maggior valore dei dati relativi all'ambiente di lavoro risiede in ciò che rivelano nel tempo.

Stanno emergendo degli schemi ricorrenti, che consentono alle organizzazioni di comprendere molto più a fondo come vengono utilizzati i loro spazi di lavoro.

L'individuazione di schemi ricorrenti può rivelare spazi costantemente sottoutilizzati, quelli che gravano maggiormente sugli impianti dell'edificio e indicare se determinate aree debbano essere aperte, accorpate o completamente riprogettate. Può inoltre guidare la definizione di programmi di raffreddamento più precisi ed efficienti, politiche di prenotazione delle sale e decisioni relative alle posizioni migliori per specifici team o attività.

I dati di accesso e prenotazione aggiungono un ulteriore livello di dettaglio. Un'organizzazione potrebbe scoprire che i dipendenti preferiscono regolarmente un determinato insieme di uffici, che le sale riunioni più piccole sono sempre completamente prenotate o che un'area di collaborazione appositamente progettata viene usata raramente. Questi comportamenti forniscono ai team addetti alla gestione delle strutture informazioni che una semplice rilevazione della temperatura non potrebbe mai rivelare.

Tuttavia, i dati risultano più utili se considerati insieme al feedback dei dipendenti.

Per le organizzazioni con più sedi e migliaia di dipendenti, parlare individualmente con ciascuno di loro non è sempre pratico. I dati sul posto di lavoro possono aiutare a individuare le aree che richiedono approfondimenti, mentre sondaggi, strumenti di feedback e il contributo diretto dei dipendenti forniscono il contesto che si cela dietro i numeri.

Le informazioni raccolte sul luogo di lavoro possono mettere in luce ciò che accade all'interno dell'edificio, ma sono i dipendenti a fornire il contesto che spiega perché ciò sia importante e in che modo le condizioni influenzino la loro capacità di collaborare e concentrarsi.

La combinazione di queste prospettive porta a una comprensione molto più completa delle prestazioni sul posto di lavoro.

In definitiva, l'obiettivo è creare uffici che si adattino continuamente alle circostanze mutevoli per mantenere il comfort e la produttività dei dipendenti, anziché basarsi su presupposti fissi che diventano rapidamente obsoleti.

Preparare gli uffici a un futuro più caldo

Non è più solo il meteo a essere difficile da prevedere; anche le modalità di lavoro stanno cambiando con altrettanta rapidità, e i metodi tradizionali e rigidi di gestione del luogo di lavoro non riescono più a tenere il passo con questi cambiamenti accelerati.

Le organizzazioni devono comprendere come un edificio è progettato per funzionare e, soprattutto, come verrà utilizzato quotidianamente. Questa conoscenza permette ai team di gestione delle strutture di reagire più rapidamente, utilizzare l'energia in modo più efficiente e creare ambienti di lavoro confortevoli e flessibili che si adattano alle circostanze mutevoli.

Il vantaggio consiste nel fornire un ambiente di lavoro migliore alle persone che lo utilizzano. Un luogo in cui i dipendenti possono concentrarsi quando necessario, certi che l'ambiente favorirà il lavoro che sono venuti a svolgere.

In parole semplici, quando un ambiente di lavoro offre un'esperienza migliore ai suoi dipendenti, aumenta il loro desiderio di utilizzarlo e di frequentarlo.