Come responsabilizzare i dipendenti senza essere troppo coinvolti nei dettagli

Una domanda veloce : cosa ti viene in mente quando pensi a responsabilizzare i membri del tuo team? Per alcuni leader, la responsabilizzazione sembra un tentativo di accaparramento del potere. Si ha quasi l'impressione di sentirli pretendere che i membri del team si inchinino di fronte alla loro autorità.

Per altri, la responsabilità è percepita come un ruolo di babysitteraggio forzato, accompagnato da conversazioni imbarazzanti e improduttive sulla produttività. Che ironia! (Questa non è ancora una comprensione accurata del concetto di responsabilità.)

La verità è che la vera responsabilità non consiste nel mostrare i muscoli, nel fare il cattivo o nell'essere eccessivamente coinvolti in ogni momento. Si tratta di responsabilizzazione, chiarezza e supporto.

Ignorare la responsabilità porterà il tuo team a soffrire, a non rispettare le scadenze e a chiedersi chi sia il vero responsabile. Se invece la si adotta nel modo giusto , una responsabilità professionale aiuterà il team a concentrarsi e a rimanere sulla giusta strada.

Quindi, in cosa consiste esattamente questa responsabilità? Ridefiniamo il concetto di responsabilità, analizziamo i segnali del suo lato oscuro – perdersi nei dettagli – e poi esploriamo come responsabilizzare i dipendenti senza impantanarsi nei dettagli.

i punti principali

• Responsabilità non significa microgestione. Si tratta di stabilire aspettative chiare e offrire supporto, non di controllare ogni dettaglio. Responsabilità significa responsabilizzare il team e dargli delle responsabilità, non limitarlo.
• È fondamentale avere aspettative chiare. Senza di essa, il concetto di responsabilità risulterebbe frustrante e fonte di confusione per tutti. Assicuratevi quindi di stabilire obiettivi SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo.
• La microgestione uccide la fiducia e rallenta il tuo team. Se controlli, ripeti il ​​lavoro o rifiuti autorizzazioni in continuazione, è il momento di fare un passo indietro. Fidati del tuo team e delle sue capacità.
• Stabilisci aspettative ferme. Definisci cosa significa successo, motiva il tuo team e chiedi impegno. Definire chiaramente i criteri e i risultati desiderati.
• È importante ricevere feedback regolari. Gli incontri individuali e di gruppo contribuiscono a promuovere la responsabilità e a prevenire incomprensioni. Utilizzate questi incontri per fornire guida e supporto.
• La responsabilità deve essere misurabile. Esegui l'autovalutazione, chiedi feedback al team e controlla gli indicatori di successo dei tuoi sistemi. Utilizzare indicatori chiave di prestazione (KPI) per monitorare i progressi.

Che cosa è realmente (e cosa non è) la responsabilità

La responsabilizzazione sul lavoro è la pratica ricorrente di verificare che le aspettative si traducano in risultati. Pensatela come un follow-up di routine, una sorta di conversazione informale. Se ben gestita, la responsabilizzazione fa sentire il team supportato, non sotto interrogatorio.

C'è un'altra distinzione importante: responsabilità e conseguenze a volte sono collegate, ma non sono la stessa cosa. Le conseguenze si verificano quando le aspettative non vengono soddisfatte: è allora che bisogna intervenire e risolvere il problema. Ma la responsabilità in sé è un voto di fiducia nella persona che svolge il lavoro. Celebra i progressi e fornisce al team il supporto necessario per rimanere sulla giusta strada. Nota: se percepisci la responsabilità come qualcosa di troppo impegnativo o negativo, non hai capito il punto.

Purtroppo, questo accade fin troppo spesso. Troppo spesso, la responsabilità è inesistente – con solo qualche domanda occasionale, "Allora... come sta andando questo progetto?" – oppure viene gestita male, ad esempio attribuendo colpe, criticando ogni minimo dettaglio o controllando ogni cosa invece di fidarsi del proprio team e lasciarlo lavorare. Questo suona come microgestione, perché di fatto lo è.

Quindi, come fai a sapere se stai scivolando nel lato oscuro della leadership in nome della responsabilità? Ecco alcuni segnali rivelatori.

7 segnali che sei un capo

• Controlla costantemente il lavoro del tuo team invece di affidargli delle responsabilità.
• Rifai i compiti perché non sono stati svolti come avresti voluto.
• Il tuo team è riluttante a prendere decisioni senza la tua approvazione.
• Hai l'aspettativa implicita che l'unico modo "giusto" sia il tuo.
• Raramente deleghi i compiti perché è più facile svolgerli da soli.
• Concentrati di più su Come Fai il lavoro invece Che cosa Lo stiamo facendo.
• Trovi difficile allontanarti dal lavoro senza preoccuparti di cosa succederà in tua assenza.

Evita uno stile di gestione autoritario, a meno che tu non voglia essere il capo per cui nessuno vorrebbe lavorare. Non è solo fastidioso, è anche distruttivo. Ecco i motivi:

• Rallenta la tua squadra. I dipendenti non prenderanno l'iniziativa se saranno sempre lì ad aspettarti o a cercare di anticipare la tua mossa successiva.
• Indebolisce la fiducia e il morale. A nessuno piace sentirsi osservato 24 ore su 24 o incapace di svolgere il proprio lavoro.
• Ti prosciuga l'energia. Cercare di controllare tutto è estenuante. La distribuzione del lavoro alleggerisce il carico (e consente di espandere la tua attività).

Aspettative chiare: il fondamento della responsabilità sul posto di lavoro

Una volta capito cosa significa vera responsabilità, tutto ti sembrerà meno intimidatorio. Chi non vorrebbe aiutare la propria squadra ad avere successo? Ma per arrivarci, hai bisogno di un compagno fidato: aspettative chiare.

In effetti, responsabilizzare le persone dovrebbe assorbire solo l'1% della tua energia emotiva. E il restante 99%? Si tratta di stabilire aspettative chiare.

Non stiamo parlando di impartire ordini o fare commenti sarcastici sperando che il team ti legga nel pensiero. Sarebbe controproducente! Definire aspettative chiare è una conversazione a doppio senso, una conversazione che porta chiarezza a tutti e favorisce l'adesione del team verso obiettivi condivisi.

Quando stabilisci correttamente le aspettative, in realtà stai dicendo: "Credo nella tua capacità di farlo". Questo tipo di fiducia fa sentire bene il tuo team. Invece di sottolineare debolezze o fallimenti, metti in evidenza i punti di forza e dai loro gli strumenti per portare a termine le cose. Ma quando le aspettative non sono chiare, questa fiducia si trasforma in confusione, ed è lì che iniziano i problemi.

Insidie ​​delle aspettative comuni

• Aspettative illusorie: Il tuo team dà per scontato che ti aspetti qualcosa di cui non hai mai parlato. Ciò è particolarmente comune negli ambienti di lavoro in rapida evoluzione.
• Aspettative esterne: Una richiesta da parte di un altro reparto coglie di sorpresa il tuo team perché non li hai avvisati. Per evitare questo dilemma è importante il coordinamento tra i dipartimenti.
• Aspettative inespresse: I tuoi sospiri e le tue espressioni facciali fanno credere alla gente che stai fallendo, ma non ne sanno il motivo. Una comunicazione chiara e onesta è la soluzione migliore.

Per evitare di perdere tempo, chiedi al tuo team di dirti cosa pensa che dovresti aspettarti. Poi spiega cosa è reale e cosa è solo un'ipotesi. Una volta eliminate le congetture, sei pronto a stabilire aspettative definitive. Ecco quattro punti chiave per riuscirci.

4 chiavi per stabilire aspettative coerenti

• Formulare l'aspettativa. Spiega chiaramente le aspettative, perché sono importanti e perché il membro del tuo team è la persona giusta per quel compito. Definire il contesto completo dell'aspettativa, compresi gli obiettivi ad essa associati e il modo in cui contribuisce al successo del team.
• Dagli potere. Definire il livello di autorità per svolgere il lavoro e assicurarsi che anche il resto del team ne sia consapevole. La chiarezza riduce gli attriti e i potenziali conflitti. Si consideri la possibilità di fornire loro le risorse e il supporto necessari per avere successo.
• Misuralo. Assicuratevi che capiscano cosa significa successo. Cosa dirà loro (e a te) che hanno soddisfatto le aspettative? Definire e utilizzare indicatori chiave di prestazione (KPI) per monitorare con precisione i progressi e misurare il successo.
• Impegno verso di esso. Chiedete loro se hanno compreso appieno le aspettative e se si sentono incoraggiati. Poi guardali negli occhi (sì, potrebbe essere imbarazzante) e chiedi: "Sei impegnato?" Questa semplice domanda stimola un senso di responsabilità e di appartenenza. Assicuratevi di documentare questo impegno per iscritto per riferimento futuro.

Come responsabilizzare il tuo team (senza microgestione)

Ora che hai compreso il rapporto tra aspettative e responsabilità, entriamo nel dettaglio di come responsabilizzare i dipendenti senza microgestire il loro lavoro. In parole povere, si tratta di questi quattro elementi fondamentali:

1. Definisci prima le aspettative. Prima di chiedere conto a qualcuno, assicurati che abbia compreso appieno qual è il tuo obiettivo, perché è importante e in cosa consiste il successo.
2. Creare un forte ciclo di feedback. I report settimanali dei membri del team sono un ottimo strumento che il tuo team può utilizzare per condividere i propri successi e le aree in cui necessita di supporto. Ti aiuta anche a valutare come il tuo team gestisce i carichi di lavoro e se è necessario chiarire le aspettative. Ciò contribuisce a creare fiducia e trasparenza all'interno del team.
3. Fornisci informazioni immediate. Aspetti la revisione annuale per affrontare le tue preoccupazioni? Pessima idea. Incontri individuali regolari creano un ritmo per celebrare i progressi o correggere la rotta quando necessario e in modo tempestivo. È anche un ottimo posto in cui i membri del team possono discutere delle aspettative, sia reali che percepite, in modo che tutti possano andare avanti con la mente lucida e la giusta concentrazione.
4. Spiega la proprietà. Assicurarsi che ogni membro del team abbia identificato le aree di risultato chiave (KRA). Questo semplice documento di una pagina riassume le loro principali tre-cinque responsabilità, i risultati di cui sono responsabili e come si manifesta il successo nei loro ruoli. Ciò aiuta a evitare confusione e promuove il senso di responsabilità.

Modello gratuito di obiettivi chiave (KRA)

Stai cercando un modo semplice per creare responsabilità chiave (KRA) per i membri del tuo team? Ottieni il nostro modello gratuito, oltre ad alcuni esempi di obiettivi chiave completati come riferimento! 

L’ultimo passo: rendere la responsabilità misurabile

La responsabilità non è solo un sentimento interiore, è qualcosa che puoi monitorare. Ecco come fare:

• autovalutazione: Sii onesto con te stesso. Quali sono i tuoi punti di forza e di debolezza nel definire aspettative e creare responsabilità?
• Feedback: Consenti al tuo team di esprimere in forma anonima la propria opinione su come comunichi le aspettative e chiedi loro di assumersi le proprie responsabilità. Le loro opinioni sono preziose, anche se dure.
• Valutazione del team: Rispondendo onestamente a queste domande, potrai capire come stanno andando le cose per quanto riguarda i principi fondamentali della responsabilità.
  • Tenete regolarmente degli incontri individuali?
  • Le responsabilità principali dei tuoi collaboratori diretti sono aggiornate?
  • Le revisioni annuali vengono effettuate nei tempi previsti (senza sorprese)?
  • Comunichi con i membri del team quando sorgono frustrazioni?

• Tenete regolarmente degli incontri individuali?
• Le responsabilità principali dei tuoi collaboratori diretti sono aggiornate?
• Le revisioni annuali vengono effettuate nei tempi previsti (senza sorprese)?
• Comunichi con i membri del team quando sorgono frustrazioni?

Chiedere al tuo team di assumersi le proprie responsabilità non deve essere imbarazzante o farti sembrare una cattiva persona. Se fatto nel modo giusto, diventa una parte naturale, persino positiva, del modo in cui il tuo team lavora insieme, senza interferenze eccessive. 

Prossimi passi: chiarire le aspettative e guidare con vera responsabilità

1. Scarica il modulo KRA Per aiutarti a stabilire aspettative chiare per il tuo team.
2. Iscritto ImprenditorialitàLeadership EliteLa piattaforma online utilizzata da migliaia di leader aziendali, contenente strumenti, formazione e indicazioni per aiutarti a diventare un leader che le persone vogliono seguire.

Hai trovato utile questo articolo? Condividilo!