Stai cercando un modo efficiente per inviare un'e-mail a più destinatari contemporaneamente? OutlookSei nel posto giusto. Questa guida completa ti guiderà attraverso il processo di creazione di un gruppo di posta elettronica in Outlook. Impostando un gruppo di posta elettronica, puoi inviare messaggi a più contatti contemporaneamente, eliminando la necessità di selezionare manualmente ogni contatto.
Spiegheremo come impostare un gruppo di posta elettronica nell'ultima versione di Outlook, nonché Outlook 2007، 2010، 2016, E2019Inoltre, scoprirai come farlo su Outlook in Microsoft 365 O ExchangeE tramite l'app mobile Outlook.
Questa guida evidenzierà anche i vantaggi della creazione di gruppi di posta elettronica per le tue esigenze professionali e personali. Seguila per migliorare l'efficienza e l'organizzazione della tua posta elettronica in Outlook.
Che cos'è un gruppo di posta elettronica in Outlook?
Un gruppo di posta elettronica in Outlook, noto anche come gruppo di contatti, è essenzialmente un elenco di indirizzi email che consente di inviare email a più persone contemporaneamente. In questo modo, non è più necessario inserire ogni indirizzo email singolarmente ogni volta che si desidera inviare un'email di gruppo.
Basta digitare il nome del gruppo di posta elettronica e Outlook invierà automaticamente la tua e-mail a tutte le persone elencate in quel gruppo.
Differenze tra un gruppo di contatti, un elenco di contatti, un gruppo di posta elettronica e gli elenchi di distribuzione
In Microsoft Outlook, i termini "gruppo di contatti", "elenco contatti", "gruppo di posta elettronica" e "lista di distribuzione" sono spesso intercambiabili. Hanno lo stesso scopo e vengono utilizzati in modo simile.
È interessante notare che su Sito di supporto di Microsoft OfficeIl termine "gruppo di contatto“Più comunemente piuttosto che”Lista di distribuzioneNelle pubblicazioni recenti, troverai "Nell'app Outlook"gruppo di contattoUtilizzato nella versione Windows elista dei contattiNella versione per Mac.
Nelle versioni precedenti (2007 o precedenti), era noto come "Lista di distribuzione". Nel 2010 è stato rinominato "Gruppo di contatti" e attualmente è denominato "Gruppo di posta elettronica". Questi termini compaiono nei menu, nella barra degli strumenti e persino nelle guide dell'applicazione. Procedendo nei passaggi successivi, i termini "Gruppo di posta elettronica" E"gruppo di contatto" E"lista dei contatti"È il più comune."
Creare un gruppo di posta elettronica o un gruppo di contatti in Outlook
Questa sezione spiega i passaggi per creare un gruppo di posta elettronica o un gruppo di contatti in Outlook per quasi tutte le versioni, consentendo di inviare messaggi a più destinatari con un solo clic. Questi metodi semplificano la gestione delle comunicazioni di gruppo.
1. Creare un gruppo di posta elettronica nell'ultima versione di Outlook
I seguenti passaggi si applicano all'ultima versione di Outlook, indipendentemente dal fatto che si stia utilizzando la versione beta su Windowso l'applicazione standard su MacOSOppure dal sito web di Outlook. Ecco cosa devi fare:
- tocca "personeNella barra di navigazione.
- Vai alla pagina principale e poi clicca su “Nuovo gruppo di contatti".
- Nella casella che appare, scrivi un nome per il tuo gruppo.
- quindi selezionare "Aggiungi membri".
- Scegliere "Dai contatti di Outlook".
- Aggiungi persone dalla tua rubrica o dall'elenco dei contatti e clicca su "okPer selezionare più contatti contemporaneamente, tenere premuto il tasto . Ctrl Mentre si fa clic.
- tocca "Salva e chiudi".
2. Invia un'e-mail a un gruppo di contatti
Dopo aver creato un gruppo di contatti o un gruppo di posta elettronica, segui questi passaggi per inviare un'e-mail:
- Vai alla home page, quindi seleziona "Nuova email. tocca "per me"E inserisci il nome del tuo gruppo di contatti."
- Specificare il nome del gruppo da aggiungere a “per meQuindi clicca su “إرسال".
3. Creazione di un gruppo di posta elettronica in Outlook 2016 e 2019
Se utilizzi versioni leggermente precedenti di Microsoft Outlook (2016 o 2019), segui questi passaggi per creare un gruppo di posta elettronica:
- Apri Outlook e clicca sull'icona "persone"Nell'angolo inferiore sinistro del riquadro di navigazione."
- Vai alla scheda "Home" e seleziona "Nuovo gruppo di contatti".
- tocca "Aggiungi membri"e scegli"Dai contatti di Outlook".
- Per aggiungere più contatti contemporaneamente, tenere premuto il tasto . CTRL Selezionando ciascun contatto e-mail dalla rubrica.
- Dai un nome al tuo gruppo, assicurandoti di includere tutti i contatti di cui hai bisogno.
- Nella scheda “Contatti”, clicca su “Salva e chiudi".
4. Creare un gruppo di posta elettronica in Outlook utilizzando Microsoft 365 o Exchange
La creazione di un gruppo di posta elettronica in Outlook richiede Microsoft 365 O Exchange Un approccio leggermente diverso. In Outlook, all'interno di Office 365, solo gli amministratori autorizzati possono configurare i gruppi. Centro amministrativoA cui è possibile accedere online.
Per creare un gruppo di contatti, è necessario utilizzare Exchange Online o l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
- Aperto Centro di amministrazione di Microsoft 365 E individuare “Squadre e gruppi attivi".
- Trova "Aggiungere gruppo".
- Scegli il tipo di gruppo che vuoi creare. Di solito, scegli "Microsoft 365 (consigliato)".
- Dai un nome al tuo gruppo.
- Successivamente, fai clic su "Aggiungi proprietariI proprietari possono gestire i membri e modificare il nome del gruppo e le impostazioni Plus.
- Aggiungi membri al tuo gruppo.
- Crea un indirizzo email per il gruppo.
- tocca "Crea un gruppo".
Questo gruppo di posta elettronica sarà disponibile a tutti nella tua organizzazione. In Exchange Online, puoi creare un gruppo di distribuzione andando su Destinatari > Gruppi E segui queste istruzioni.
Immagini tratte da KELVGLOBAL ICT.
5. Creare un gruppo di posta elettronica nell'app mobile di Outlook
Se gestisci spesso la posta elettronica sul tuo cellulare, ecco come creare un gruppo di posta elettronica nell'app mobile di Outlook.
- Apri l'app mobile Outlook e seleziona "gruppiDalla sezione volumi.
- Fare clic sull'intestazione del gruppo, quindi fare clic su “+ Nuova collezione”.
- Nella pagina "Nuovo gruppo", assegna un nome al gruppo e aggiungi gli indirizzi email nel campo "Aggiungi membrie selezionacostruzione".
- Un'e-mail di benvenuto apparirà nella posta in arrivo del gruppo che hai appena creato.
6. Creazione di un gruppo di posta elettronica in Microsoft Outlook 2010
Nelle ultime versioni di Microsoft Outlook, la procedura per la creazione di gruppi di posta elettronica si è evoluta. Se utilizzi una versione precedente, non preoccuparti: che si chiamino liste di distribuzione, gruppi di contatti o semplicemente gruppi, i passaggi rimangono gli stessi. Ecco cosa devi fare:
- Apri Microsoft Outlook e vai alla scheda Contatti.
- Trova "Nuovo gruppo di contatti".
- Inserisci un nome per il nuovo gruppo di contatti, ad esempio "Personale d'ufficio".
- Trova "Aggiungi membri"Per includere gli individui nel gruppo."
- Scegli la fonte per aggiungere membri:Contatto e-mail"Per l'inserimento manuale o"Aggiungi membri dai contatti di Outlook"Per i contatti esistenti."
- Se selezioni dai contatti di Outlook, fai doppio clic sui nomi delle persone che desideri aggiungere. Conferma le selezioni facendo clic su "ok".
- Trova "Salva e chiudi"Per completare la creazione del nuovo gruppo di contatti."
- Il gruppo di contatti è stato creato correttamente.
Perché è necessario creare gruppi di posta elettronica?
L'utilizzo di gruppi di posta elettronica in Outlook offre molti vantaggi, oltre alla semplice comodità di inviare messaggi a più destinatari contemporaneamente. Ecco alcuni validi motivi per integrare i gruppi di posta elettronica nella tua strategia di comunicazione:
- che fa risparmiare tempoEvita la seccatura di dover aggiungere manualmente singoli indirizzi email ogni volta che devi inviare un'email di gruppo. Un solo clic sul gruppo email semplifica il processo, facendoti risparmiare tempo e fatica.
- Migliore organizzazioneLa gestione dei contatti è semplificata categorizzandoli in gruppi email specifici. Gruppi separati per colleghi, amici, familiari o qualsiasi altra categoria possono semplificare la gestione dei contatti.
- Ridurre gli erroriI gruppi di posta elettronica riducono notevolmente il rischio che qualcuno venga involontariamente trascurato durante importanti comunicazioni di gruppo, garantendo che i messaggi vengano recapitati correttamente a tutti i destinatari previsti.
- تواصل فعالI gruppi di posta elettronica semplificano la distribuzione rapida di messaggi a gruppi numerosi, rendendoli essenziali per distribuire in modo efficace aggiornamenti, annunci, inviti e contenuti Plus.
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