Far crescere la tua attività da freelance: la tua guida per scegliere i migliori collaboratori

Un momento critico nel percorso di crescita di qualsiasi attività freelance si verifica quando il carico di lavoro supera la capacità di una singola persona di gestirlo efficacemente. Ci si ritrova a rifiutare nuovi progetti, a lavorare fino a tardi per stare al passo o a vedere la qualità del proprio lavoro diminuire a causa della stanchezza.

Il passo successivo, del tutto naturale, è quello di chiedere aiuto a qualcun altro, ma è proprio in questa fase che molti freelance commettono il loro primo vero errore di assunzione , non perché abbiano scelto la persona sbagliata, ma perché non si sono mai soffermati a riflettere a fondo sul tipo di rapporto professionale che devono costruire fin dalle fondamenta.

Quando i vostri progetti superano le vostre capacità? 

Man mano che la tua attività da freelance cresce e ti ritrovi sommerso dai compiti, ampliare il tuo team diventa inevitabile. Raggiungere la massima capacità come singolo freelance è una preoccupazione legittima, ma richiede un impegno reale, non solo una soluzione temporanea. In genere, chiedere aiuto significa una di queste due cose: o assumere un altro freelance che collabori con te su parti specifiche del progetto, oppure subappaltare compiti specifici. Nel frattempo, rimani responsabile nei confronti del cliente, oppure, in futuro, potrai passare alla creazione di un piccolo team autonomo.

Ciascuno di questi percorsi comporta aspettative diverse, procedure burocratiche variabili e diversi livelli di rischio in caso di problemi, quindi è importante valutare attentamente la struttura piuttosto che optare semplicemente per la soluzione più facile e per la prima persona che si contatta.

Lavoratore autonomo o subappaltatore?

Questi termini vengono usati in modo generico, ma descrivono rapporti fondamentalmente diversi, e questa differenza ha un impatto significativo sulla responsabilità nei confronti del cliente, sui flussi di pagamento e sulle potenziali ripercussioni in caso di problemi relativi al lavoro. Comprendere la distinzione tra lavoratori autonomi e subappaltatori è il primo passo, poiché ciascun ruolo prevede obblighi completamente distinti, anche se negli annunci di lavoro e nelle conversazioni informali questi termini vengono spesso usati in modo intercambiabile.

in genere:

Il collaboratore esterno che assumete lavora direttamente con voi entro un ambito definito e, in genere, ha la libertà di decidere come svolgere il lavoro.

Un subappaltatore, d' altro canto , opera in base a un accordo in cui tu rimani responsabile nei confronti del cliente finale, e il subappaltatore risponde direttamente a te anziché al cliente.

Se state ampliando il vostro team per un progetto più ampio e desiderate mantenere un unico punto di riferimento per il cliente, l'esternalizzazione di una parte del lavoro è spesso la soluzione più semplice. Tuttavia, se avete effettivamente bisogno di ulteriore personale che lavori in parallelo e con pari responsabilità sul progetto, assumere direttamente un secondo collaboratore esterno potrebbe essere l'opzione migliore.

Quali aspetti valutate quando selezionate un potenziale appaltatore?

Una volta individuata la struttura di cui avete bisogno, il processo di ispezione vero e proprio merita lo stesso rigore che vi aspettereste dal cliente quando ispeziona voi:

• Esaminate il loro portfolio e cercate esempi di lavori che siano realmente simili a ciò di cui avete bisogno, non solo lavori genericamente impressionanti.
• Richiedi referenze Dai loro nuovi clienti, non solo dalle testimonianze pubblicate sul loro sito web.
• Instaurate un dialogo sincero sulla loro disponibilità e sul carico di lavoro attuale; chi gestisce altri cinque clienti potrebbe non avere la possibilità di soddisfare le vostre esigenze di orario.

È importante prestare attenzione anche al modo in cui comunicano, ancor prima di firmare qualsiasi contratto. Chi si mostra vago sui propri processi, lento a rispondere durante i colloqui di assunzione o poco chiaro sui prezzi, probabilmente manterrà queste stesse abitudini anche nel rapporto di lavoro, una volta che saranno in gioco denaro e scadenze. Se siete completamente nuovi in ​​questo ambito e l'intero processo di assunzione vi sembra sconosciuto, vale la pena ripassare le basi del lavoro freelance, perché molto di ciò che valeva per voi come singoli freelance cambia quando siete voi a coinvolgere qualcun altro in un progetto.

Una corretta classificazione tutela te, non solo l'appaltatore.

Classificare erroneamente un dipendente non è un rischio che riguarda solo le grandi aziende con un reparto risorse umane. La responsabilità di classificare correttamente la persona che assumi spetta a te, anche se tutto il tuo lavoro viene svolto dal tuo computer portatile.

L'Internal Revenue Service (IRS) utilizza una combinazione di fattori comportamentali, finanziari e relazionali per determinare se una persona debba essere considerata un lavoratore autonomo o un dipendente, a prescindere dalla terminologia utilizzata nei propri documenti. In definitiva, tutto dipende dal grado di controllo esercitato su come, quando e dove viene svolto il lavoro, da chi fornisce gli strumenti e le attrezzature e dalla percezione del rapporto come parte integrante e continuativa dell'attività aziendale, piuttosto che come un accordo specifico e temporaneo.

Il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti applica un proprio test di realtà economica per salari e orari di lavoro, che esamina questioni simili da un'angolazione leggermente diversa, tra cui la valutazione della reale possibilità per un lavoratore di guadagnare o perdere in base alle proprie decisioni.

Questa errata classificazione non solo crea problemi al contraente, ma potrebbe anche rendervi responsabili per il mancato pagamento di tasse, sanzioni e contributi previdenziali qualora in seguito si scoprisse che il lavoratore che avete trattato come collaboratore autonomo (con modulo 1099) era in realtà un vostro dipendente. Per un libero professionista che lavora con margini di profitto ridotti, questo è un rischio che merita un'attenta valutazione prima dell'emissione della prima fattura, non dopo.

Preparare l'accordo prima di iniziare i lavori.

Un accordo verbale, per quanto dettagliato, non può sostituire un contratto scritto quando sei tu a incaricare qualcun altro di un progetto. Come minimo, l'accordo dovrebbe prevedere quanto segue:

• area di lavoro
• Importo e tempistica del pagamento
• A chi appartiene il prodotto finale dell'opera?
• Aspettative di riservatezza qualora il progetto coinvolga informazioni sensibili dei clienti.
• Cosa succede se una delle parti ha bisogno di interrompere l'accordo prima della scadenza del contratto?

La Small Business Administration (SBA) degli Stati Uniti fornisce proprie linee guida sull'assunzione di collaboratori esterni rispetto ai dipendenti, che specificano gli obblighi a carico del datore di lavoro, inclusi i rischi relativi a salari e benefit che potrebbero sorgere qualora in seguito si accertasse che il rapporto di lavoro era in realtà un rapporto di lavoro subordinato, indipendentemente dalla qualifica contrattuale.

Non si tratta di entrare in conflitto con qualcuno con cui si desidera collaborare. Si tratta piuttosto di garantire che entrambe le parti abbiano una chiara e condivisa comprensione dell'accordo scritto. In questo modo, eventuali disaccordi futuri si risolveranno semplicemente facendo riferimento all'accordo documentato, anziché basarsi su versioni diverse dei fatti.

Strutture di pagamento nei rapporti di lavoro autonomo

Il modo in cui strutturi i pagamenti influisce direttamente sul tuo flusso di cassa e sulla disponibilità dell'appaltatore a dare priorità al tuo progetto.

1. Costi fissi del progetto – Ideale per aziende con ambito di lavoro ben definito e risultati attesi noti.
2. Fatturazione oraria Ha più senso per le imprese aperte o esplorative, il cui ambito di attività potrebbe cambiare.
3. Pagamento basato sul completamento (fasi) Questo metodo prevede il versamento di una parte del compenso al completamento di specifiche fasi di lavoro. È efficace per progetti a lungo termine e offre tutela a entrambe le parti: l'appaltatore non deve attendere la fine dei lavori per ricevere il pagamento, e voi non dovete versare l'intero importo prima di aver constatato progressi tangibili.

A prescindere dalla struttura contrattuale che scegliete, siate trasparenti e chiari anche riguardo al vostro piano di pagamento. Se il vostro cliente vi paga a 30 giorni e intendete pagare il subappaltatore dopo aver ricevuto i fondi, dovete informarlo prima che inizi il lavoro, non dopo che ha completato il suo incarico ed è in attesa del pagamento.

Quando è invece necessario ricorrere a un vero e proprio subappaltatore?

Esiste un punto preciso in cui l'esternalizzazione, anziché la semplice assunzione di ulteriore personale di supporto, diventa l'opzione più appropriata:

• Quando è necessario rimanere l'unico punto di contatto con il cliente.
• Quando il lavoro deve essere consegnato sotto Il tuo marchio attuale Oppure i vostri standard di qualità, anziché un contributo separato.
• Quando si partecipa a una gara d'appalto per un progetto, soprattutto in virtù della propria reputazione, e si ha bisogno di aumentare la capacità produttiva senza che il cliente si senta costretto a gestire più fornitori.

In questa struttura, la responsabilità in caso di problemi ricade interamente su di te; ciò significa che i tuoi standard di verifica per il subappaltatore devono essere più elevati, non inferiori, rispetto a quelli che applichi a un appaltatore con cui collabori come partner alla pari. Devi garantire che il loro lavoro sia di pari qualità rispetto al tuo.

Segnali d'allarme da tenere d'occhio prima di impegnarsi in un contratto

Prima di decidere di assumere un libero professionista, ci sono alcuni segnali d'allarme che meritano la vostra massima attenzione.

1. Una persona che si rifiuta di fornire referenze o esempi di lavori precedenti pertinenti al tipo di progetto su cui stai lavorando.
2. I prezzi sembrano troppo buoni per essere veri rispetto aPrezzi di mercato Per il servizio richiesto, ciò spesso denota una mancanza di esperienza o un compromesso sulla qualità in un secondo momento.
3. Esitazione nel mettere per iscritto i termini fondamentali, soprattutto quelli relativi al pagamento.
4. Risposte vaghe sulla disponibilità, soprattutto se hai bisogno di impegni precisi riguardo a una scadenza specifica.

Nessuno di questi segnali esclude automaticamente la persona, ma è opportuno segnalarli direttamente piuttosto che sperare che il problema si risolva da solo una volta intrapresa un'azione. Spesso, la reazione di una persona quando le si chiede direttamente di un segnale d'allarme rivela informazioni più preziose della risposta stessa.

Costruire un team affidabile di collaboratori indipendenti

Per raggiungere una crescita sostenibile come freelance, è fondamentale costruire un team di collaboratori indipendenti affidabili. La prima assunzione è solitamente la più difficile, spesso a causa della mancanza di un curriculum di riferimento con cui confrontare le prestazioni. Nel tempo, l'obiettivo diventa quello di creare un piccolo gruppo di collaboratori indipendenti di cui ci si possa fidare per diverse tipologie di lavoro, evitando di dover ricominciare da capo il processo di selezione per ogni nuovo progetto.

Dopo ogni contratto, anche quelli informali, prendete appunti su cosa ha funzionato e cosa no: stile di comunicazione, affidabilità, qualità del lavoro finale e se li ingaggereste di nuovo per un progetto simile. Questi appunti diventano davvero preziosi quando la vostra attività da freelance raggiunge la fase di espansione e contrazione regolari in base alle dimensioni dei progetti, il tipo di crescita che i freelance che stanno sviluppando i propri modelli di business in modo più approfondito si trovano ad affrontare.

pensieri di chiusura

In conclusione, ricordate che un'espansione di successo come freelance dipende da decisioni di assunzione ben ponderate. I freelance che si espandono senza intoppi non sono quelli che hanno fortuna con ogni assunzione. Piuttosto, sono quelli che trattano ogni decisione di assunzione con la massima serietà, proprio come si aspettano che un cliente tratti la propria decisione di assunzione.

Prima di tutto ciò, vale la pena riconsiderare la distinzione fondamentale tra essere un dipendente ed essere un lavoratore autonomo dal punto di vista dell'altra parte, perché capire cosa ti ha spinto a scegliere il lavoro freelance in primo luogo è spesso l'indicazione più chiara di ciò che cercano anche le persone che assumi.