Nel panorama dei pagamenti digitali, le aziende danno priorità alla comodità, alla sicurezza e alla velocità per gli utenti finali. Tuttavia, molte delle organizzazioni con cui parlo non hanno ancora esteso questi progressi alle loro attività, affidandosi invece a processi manuali di contabilità clienti (AR) e contabilità fornitori (AP) che richiedono tempo e risorse. Queste carenze spesso distraggono i team finanziari dal concentrarsi su iniziative strategiche di alto valore, come il miglioramento del flusso di cassa e il rafforzamento delle relazioni con i clienti, preferendo invece gestire le operazioni quotidiane. *L'automazione delle fatture clienti e fornitori (AR/AP Automation) è una soluzione efficace per semplificare questi processi e ridurre gli errori manuali.*
Queste carenze creano conseguenze durature sulle organizzazioni. Ad esempio, la mia azienda ha condotto uno studio Ho scoperto che la maggior parte delle aziende dedica dalle 10 alle 14 ore al mese a processi di AR manuali, il che equivale a circa un mese di produttività persa all'anno. Nel frattempo, si vede Rapporto globale sul mercato dell'automazione AR/AP 2025 Si prevede che il mercato dell'automazione AR/AP crescerà da 2.24 miliardi di dollari nel 2024 a 2.61 miliardi di dollari nel 2025. Ciò sottolinea la crescente consapevolezza che la trasformazione digitale non è solo vantaggiosa, ma essenziale.
Come l'automazione può aiutare con i processi di contabilità clienti e fornitori
Come l'automazione può aiutare con i processi di contabilità clienti e fornitoriEcco quattro motivi per cui le organizzazioni si stanno sempre più orientando verso l'automazione delle fatture da ricevere (AR) e delle fatture da pagare (AP):
1. Aumentare l'efficienza e risparmiare tempo
Per le organizzazioni con cui parlo, indipendentemente dalle dimensioni, è ancora I flussi di lavoro manuali dominano Sui compiti vitali. Ciò è particolarmente comune nei team finanziari del mercato medio, dove l'approvazione del credito (48%), l'acquisizione delle rimesse (45%), l'abbinamento delle fatture dopo il deposito (44%) e la creazione di regole aziendali (43%) vengono ancora eseguite manualmente. *Ciò rappresenta una sfida importante per il raggiungimento degli obiettivi di trasformazione digitale.*
Rispetto agli sviluppi automatizzati, i metodi tradizionali di gestione dei crediti/debiti, quali fogli di calcolo, immissione manuale dei dati, catene di posta elettronica e approvazioni cartacee, risultano inefficienti e richiedono molto tempo. Passare all'automazione può consentire alle organizzazioni di velocizzare i processi, ridurre gli oneri amministrativi e migliorare la produttività complessiva. *L'automazione della contabilità clienti (AR Automation) è una soluzione strategica per migliorare l'efficienza operativa e ridurre i costi.*
2. Ridurre gli errori e migliorare la conformità
L'errore umano è inevitabile nei processi manuali. Ma nelle transazioni finanziarie questo può portare a errori costosi, pagamenti duplicati, fatture errate e violazioni della conformità. Inoltre, il tempo impiegato per individuare e correggere manualmente questi errori spesso provoca difficoltà finanziarie e danneggia i rapporti con fornitori e clienti. E quando questo sistema si estende a più di 20 milioni di pagamenti all'anno, come accade ad alcune delle istituzioni che ho supportato, questi eventi possono rivelarsi catastrofici. *Nota: le violazioni della conformità possono includere il mancato rispetto delle normative antiriciclaggio (AML) e del Bank Secrecy Act (BSA)*.
L'automazione riduce questi rischi. Unificando i processi e affidandosi all'intelligenza artificiale (IA) per rilevare discrepanze nei pagamenti. Il risultato è un ambiente che ottimizza le riscossioni, migliora l'accuratezza e la conformità e velocizza i tempi di elaborazione dei documenti.
3. Migliorare la visibilità del flusso di cassa
L'implementazione di processi automatizzati di contabilità clienti/fornitori garantisce un maggiore controllo su spese e ricavi, offrendo visibilità immediata sulle transazioni finanziarie. Ciò consente alle aziende di monitorare con maggiore precisione i pagamenti, le fatture e i crediti, il che è fondamentale per migliorare Gestione del flusso di cassa.
L'accesso a dati finanziari aggiornati consente inoltre ai team finanziari di prevedere con maggiore precisione i flussi di cassa, anticipare eventuali carenze e cogliere opportunità di investimento. Con un quadro più chiaro della propria salute finanziaria, le aziende possono prendere decisioni più consapevoli e promuovere la stabilità a lungo termine. Questa visione migliorata dei flussi di cassa è la base per Pianificazione finanziaria strategica.
4. Ridurre il ciclo di conversione del denaro
Poiché l'automazione può semplificare i flussi di lavoro AR/AP, i team finanziari possono Velocizzare la fatturazione e i pagamenti E l'elaborazione dei crediti, che si traduce in un accesso più rapido ai fondi. Tempi di elaborazione più rapidi aiutano inoltre le aziende a ottenere notevoli risparmi sui costi, rafforzando al contempo i rapporti con i fornitori e creando l'opportunità di sconti per pagamenti anticipati.
Questi processi sono molto utili nel settore a scopo di lucro, ma lo sono ancora di più in quello non-profit. Ad esempio, le organizzazioni umanitarie possono utilizzare l'automazione per ridurre drasticamente i tempi di pagamento per coloro che si trovano in difficoltà. *Nota: abbreviare il ciclo di conversione della liquidità può migliorare la liquidità di un'organizzazione e potenziarne la capacità di investire in opportunità di crescita.*
Considerazioni importanti sull'utilizzo dell'automazione nei processi di contabilità clienti e fornitori
Sebbene l'automazione delle fatture da ricevere e da pagare (AR/AP) possa trasformare radicalmente i flussi di lavoro aziendali, comporta una certa dose di rischi, la maggior parte dei quali si riscontra nelle fasi di pianificazione e implementazione. Nello specifico, errori quali una pianificazione insufficiente dei processi, parametri di successo poco chiari e una scarsa gestione del cambiamento spesso portano a progetti bloccati o completati solo parzialmente. Secondo un recente studio condotto da Studio Data InsightsUna banca di medie dimensioni su tre ritiene che i requisiti in termini di risorse IT costituiscano un ostacolo importante, mentre il 35% ha difficoltà a comprendere le opzioni di pagamento disponibili e come si adattano alle esigenze aziendali.
Questi ostacoli devono essere affrontati il prima possibile. La crescente adozione dello standard ISO 20022, che secondo Datos Insights è già stato adottato dal 24% delle aziende e un altro 36% prevede di adottarlo a breve, dimostra un significativo cambiamento di mercato negli standard dei dati di pagamento, con il passaggio a infrastrutture automatizzate e basate sui dati. *Nota: la norma ISO 20022 mira a standardizzare i formati dei messaggi elettronici per i pagamenti globali.*
Automazione dei processi finanziari: il futuro del settore finanziario
La modernizzazione delle operazioni finanziarie sta accelerando e le aziende che non adottano l'automazione faranno fatica a mantenere la propria competitività. L'automazione basata sull'intelligenza artificiale per i conti attivi e passivi (AR/AP) sta rapidamente cambiando gli standard del settore introducendo capacità predittive, rilevamento delle frodi e processi decisionali intelligenti. Con la crescente facilità di accesso a Tecnologie per l'automazione dei conti attivi e passivi (AR/AP)Ci stiamo muovendo verso un ambiente in cui la questione non è più هل La trasformazione avverrà, ma quando Succederà.
Le informazioni contenute nel presente documento non costituiscono consulenza in materia di investimenti, tasse o finanza. Dovresti consultare un professionista autorizzato per ricevere consigli sulla tua situazione specifica.
