10 trucchi di Google Drive che dovresti assolutamente imparare

Essendo il punto di accesso centrale per (quasi) tutti i file archiviati nel tuo account Google, Drive è uno strumento fondamentale per gli utenti di Workspace per salvare, organizzare e condividere documenti, fogli di calcolo e file multimediali. Per mantenere Drive organizzato e sfruttare al meglio le sue funzionalità di collaborazione, ecco 10 trucchi che dovresti conoscere.

Per risparmiare spazio di archiviazione, crea dei collegamenti anziché duplicare i file.

Se stai organizzando Drive e hai bisogno che un singolo file sia accessibile da più cartelle, come spesso accade in progetti diversi, non è necessario spostarlo o crearne più copie, operazione che consuma spazio di archiviazione e impedisce ai collaboratori di team diversi di lavorare sulla stessa versione. È sufficiente lasciare il file originale nella sua posizione e creare dei collegamenti in altre posizioni. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un file qualsiasi in Drive per aprire il menu delle opzioni, quindi vai su Organizza > Aggiungi collegamento e scegli la cartella di destinazione.

Utilizza gli accorciatori di URL per creare rapidamente nuovi file specifici per un determinato account.

Gli accorciatori di URL sono un enorme risparmio di tempo per aprire nuovi file in Drive, in particolare Documenti, Fogli e Presentazioni, soprattutto se si è connessi contemporaneamente a più account Google, come ad esempio un account aziendale e uno personale. Quando si digita doc.new, sheet.new o slide.new nella barra degli indirizzi, verrà creato automaticamente un nuovo file con l'account principale. Aggiungendo /1, /2, /3, ecc., si specifica quale account si desidera utilizzare. In questo modo si evita di dover cliccare più volte per aprire un nuovo file.

Utilizza i link di condivisione modificati per creare automaticamente delle copie.

Un altro servizio di accorciamento link permette di obbligare i destinatari dei file condivisi a creare una copia anziché limitarsi a visualizzare o modificare l'originale. Questa funzione è utile per condividere modelli, liste di controllo e altri materiali che gli utenti dovranno modificare mantenendo la versione originale. È sufficiente sostituire `/edit` o `/view` alla fine del link di condivisione con `/copy`, e ai destinatari verrà richiesto di "creare una copia" all'apertura del file.

Carica le nuove versioni per sovrascrivere i documenti esistenti senza modificare il link di condivisione.

Google Originals si aggiorna in tempo reale durante le modifiche, consentendo a tutti i collaboratori di visualizzare le modifiche. Tuttavia, le nuove versioni di PDF, immagini e video devono essere condivise nuovamente, a meno che non si sovrascriva l'originale. Fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi file non di Google e seleziona Gestisci versioni > Carica nuova versione per mantenere lo stesso link di condivisione per l'aggiornamento.

Blocca i file in modalità di sola lettura per impedire a Plus di apportare modifiche

Se desideri condividere la versione finale di un file di Drive ma vuoi impedire ai destinatari di apportarvi modifiche, accidentali o intenzionali, puoi bloccarlo in modalità di sola lettura. Questo metodo è più veloce rispetto alla conversione in PDF o alla gestione delle autorizzazioni per i diversi utenti. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file per aprire il menu delle opzioni, quindi vai su Informazioni file > Blocca . (Tieni presente che non potrai apportare modifiche finché non sbloccherai il file.)

Abilita la conversione dei file caricati per convertire i file .docx in file compatibili con Google.

Un'altra funzionalità che ti evita di dover cliccare ripetutamente è la conversione automatica dei file esterni nel formato di Google Docs. Questa funzione è particolarmente utile se ricevi spesso documenti in formato .docx, .xlsx o .pptx da utenti Microsoft. Invece di convertire manualmente ogni volta, puoi andare su Impostazioni > Generali , scorrere fino alla sezione Caricamenti e attivare l'opzione per convertire i file caricati nel formato di Google Docs.

Aggiungi didascalie alle immagini nei file PDF per fornire un feedback diretto

I file modificabili di Drive consentono di evidenziare e annotare facilmente il testo, ma è possibile fare lo stesso anche per altri tipi di file in modalità anteprima. Questa funzione è utile per annotare elementi visivi, layout e progetti senza dover scaricare e aprire il file in un programma separato. Basta fare doppio clic per aprire un'immagine o visualizzare l'anteprima di un PDF, quindi fare clic sull'icona di annotazione in alto. Successivamente, selezionare l'area da annotare e aggiungere il commento.

Utilizza i filtri di ricerca avanzati per trovare rapidamente i file persi

Il mio Drive personale è spesso un po' disordinato, il che rende difficile trovare vecchi file di cui ho dimenticato il nome senza dover scorrere un lunghissimo elenco di elementi non organizzati. I filtri di ricerca avanzata sono una parte fondamentale della soluzione, consentendo di restringere la ricerca per tipo di file, proprietario e data. Basta inserire termini come tipo:, proprietario :, prima : o dopo: nella barra di ricerca, seguiti dai criteri desiderati.

Crea un centro progetti dedicato per accedere facilmente ai file correlati.

La struttura organizzativa di Drive è straordinariamente semplice: nella scheda Home vengono visualizzati i file e le cartelle suggeriti, mentre la scheda Il mio Drive è ordinata alfabeticamente per impostazione predefinita, con la possibilità di ordinarla per data di modifica. È possibile, ovviamente, creare cartelle e spostare file (anche utilizzando il trucco delle scorciatoie menzionato in precedenza), ma può anche essere utile creare un "Centro" dinamico per accedere rapidamente ai file rilevanti, come quelli relativi a uno specifico progetto di lavoro o alle vacanze. Gli utenti di Workspace a pagamento hanno accesso alla scheda Priorità, che raggruppa fino a 25 file da qualsiasi posizione in Drive senza spostarli dalle loro posizioni originali. Gli utenti gratuiti possono contrassegnare gli elementi con una stella o creare un file Documenti principale e includere riquadri di file utilizzando il simbolo @.

Utilizza lo scanner Drive per digitalizzare rapidamente ricevute e documenti stampati.

In realtà, non serve un'app separata per scansionare i documenti; Google Drive ha questa funzione integrata , che consente agli utenti iPhone e Android di digitalizzare rapidamente i documenti cartacei e caricarli su Drive semplicemente utilizzando la fotocamera del dispositivo. Apri l'app Drive e seleziona l'icona di scansione o il segno più (+) , quindi tocca Scansiona documento . Google effettuerà delle piccole modifiche , dopodiché potrai specificare il nome e la destinazione del file e toccare Carica . A quel punto, le ricevute, i contratti e gli altri file scansionati saranno ricercabili come qualsiasi altro elemento presente nel tuo Drive.