10 consigli essenziali per Zoom per ogni utente

Le riunioni virtuali sono diventate parte integrante del lavoro da remoto, ma a volte possono risultare noiose. Se Zoom è la piattaforma di videoconferenza che preferisci, esistono diverse funzionalità nascoste che puoi sfruttare per rendere le riunioni più efficienti per chi le organizza e più coinvolgenti per i partecipanti. Ecco i migliori consigli e trucchi per ottenere il massimo da Zoom.

Utilizza stanze virtuali create dagli utenti stessi per partecipare a un evento di networking online.

La comunicazione virtuale è intrinsecamente impacciata, e può peggiorare ulteriormente se si assegnano i partecipanti a stanze virtuali casuali per forzarli a conversare. Mentre in genere i partecipanti alle riunioni vengono assegnati automaticamente alle stanze virtuali, Zoom offre una funzione che consente a ciascuno di scegliere la propria stanza e di spostarsi tra di esse al proprio ritmo. Questo crea un'esperienza più flessibile che simula l'interazione faccia a faccia; inoltre, se si è l'organizzatore, è possibile assegnare un nome alle stanze virtuali in modo che i partecipanti possano selezionarle autonomamente in base ai propri interessi o ad argomenti specifici.

Fai clic su Stanze di gruppo , quindi seleziona il numero di stanze che desideri creare, scegli " Consenti ai partecipanti di scegliere la stanza " e fai clic su Crea . Successivamente, fai clic su Opzioni o sull'icona a forma di ingranaggio e seleziona " Consenti ai partecipanti di scegliere la stanza " e " Consenti ai partecipanti di tornare alla sessione principale in qualsiasi momento ". Una volta avviate le stanze di gruppo, nella finestra Stanze di gruppo vedrai l' opzione "Rinomina" , che puoi utilizzare per aggiungere un nome a ciascuna stanza.

Per accedere alle stanze virtuali, i partecipanti dovranno cliccare su Stanze virtuali , posizionare il cursore del mouse sul numero corrispondente nell'elenco e cliccare su Unisciti > Unisciti . Potranno seguire la stessa procedura per passare da una stanza all'altra o tornare alla sessione principale. È importante notare che la funzione di autoselezione è disponibile solo nelle applicazioni desktop e mobile; gli utenti del client web dovranno essere indirizzati manualmente dall'organizzatore.

Scarica un file CSV per precompilare le stanze dei sottogruppi per le riunioni di grandi dimensioni.

In alternativa, ci sono molte situazioni in cui è necessario assegnare i partecipanti a una riunione a specifiche stanze virtuali, anziché lasciare che le scelgano autonomamente o utilizzare la funzione di assegnazione casuale di Zoom. Ad esempio, quando si desidera garantire che tutti i membri di un determinato team vengano assegnati alla stessa stanza. Questa operazione può essere eseguita manualmente all'inizio della riunione, ma con gruppi numerosi è molto più semplice farlo in anticipo, e tutto ciò che serve è un file CSV. Un modello è disponibile sulla pagina di supporto di Zoom : è sufficiente una colonna per i nomi delle stanze virtuali e un'altra per gli indirizzi email dei partecipanti. Quando si pianifica la riunione, andare su Opzioni , selezionare Pre-assegnazione stanze virtuali > Importa da CSV e quindi trascinare il file nella finestra a comparsa. Zoom consente la pre-assegnazione fino a 100 stanze e 1000 partecipanti.

Imposta le diapositive come sfondo virtuale per simulare una presentazione personale.

Quando si presenta un progetto di persona, è probabile che ci si trovi di fronte a delle diapositive, in modo che i partecipanti possano vedere contemporaneamente sia il relatore che il contenuto. La funzione Sfondo virtuale di Zoom simula questa situazione sovrapponendo il video allo schermo condiviso, consentendo ai partecipanti di vedere le espressioni e i gesti del relatore e di seguire le diapositive senza dover spostare lo sguardo tra il relatore e le diapositive. (Nota: questa funzione è compatibile anche con PowerPoint e Keynote). Fare clic su Condividi > Schermate e selezionare Microsoft PowerPoint dalla sezione Applicazioni . È quindi possibile scegliere il tipo di sovrapposizione per la visualizzazione del video; l' opzione Davanti posiziona l'immagine sopra le diapositive condivise. È possibile ridimensionare e trascinare il video sullo schermo. Infine, fare clic su Condividi.

Condividi l'audio del tuo computer per aggiungere un suono ambientale durante le pause.

Se desideri mantenere una certa atmosfera durante le pause di una riunione, o utilizzare la musica come promemoria per tornare dalla pausa, puoi condividere l'audio del tuo computer per creare un sottofondo sonoro. Questa funzione è disponibile sia che tu stia condividendo lo schermo o meno, consentendoti di presentare una diapositiva con informazioni ai partecipanti mentre la musica viene riprodotta in sottofondo. Per condividere l'audio senza condividere lo schermo, fai clic su Condividi schermo > Avanzate > Audio del computer > Condividi . Puoi riprodurre l'audio da qualsiasi posizione sul tuo dispositivo, inclusi i servizi di streaming musicale e YouTube. Se desideri condividere anche lo schermo, fai clic su Condividi schermo , quindi seleziona il programma o il desktop che desideri condividere e scegli Condividi audio > Condividi.

Mettere in evidenza diversi relatori per simulare una tavola rotonda realistica

Zoom, per impostazione predefinita, evidenzia il video o l'icona del relatore corrente. Questo può risultare fastidioso, a seconda della visualizzazione, poiché i video si muovono sullo schermo, soprattutto durante le sessioni di domande e risposte, quando più partecipanti attivano il microfono e interagiscono con i relatori. Per evitare questo ingombro, gli organizzatori di Zoom possono evidenziare fino a nove persone come relatori principali, rendendole visibili nella visualizzazione principale dei relatori per i partecipanti. (Questa funzione è diversa dall'aggiunta di un partecipante alla barra dei preferiti, che rende le persone relatori principali solo sul dispositivo dell'utente).

La funzione Spotlight simula una vera e propria tavola rotonda, consentendo ai partecipanti di vedere tutti i relatori principali in modo uniforme. Gli altri partecipanti rimarranno visibili tramite un cursore nella parte superiore della schermata della riunione. Per aggiungere uno Spotlight, posiziona il cursore del mouse sul video di un partecipante e fai clic sui tre puntini > Spotlight per tutti . Ripeti questa procedura, selezionando Aggiungi Spotlight per un massimo di nove relatori.

Aggiungere una visuale immersiva ai luoghi di incontro reali

Le riunioni virtuali possono spesso risultare noiose, ma la funzione Visualizzazione immersiva di Zoom rende presentazioni, lezioni o gruppi un po' più coinvolgenti, inserendo i partecipanti in scenari realistici. Invece di teste fluttuanti in piccole finestre, è possibile spostare i partecipanti e farli "sedere" a banchi di classe, su sedie dietro un palco o persino attorno a un falò. Per un'esperienza visiva ottimale, assicurati che la tua videocamera Zoom funzioni correttamente . Zoom offre scenari predefiniti oppure puoi caricare una foto del tuo ufficio o di uno spazio esterno. Questi sfondi virtuali possono ospitare fino a 25 partecipanti. Come host, fai clic su Visualizza > Immersiva , quindi scegli se aggiungere i partecipanti allo scenario automaticamente o manualmente e seleziona lo scenario. Fai clic su Avvia per posizionare i partecipanti nella visualizzazione immersiva. Per le visualizzazioni immersive personalizzate, dovrai spostare i partecipanti manualmente.

File audio separati per la registrazione di podcast o contenuti didattici.

Poiché qualsiasi riunione Zoom può essere registrata, si tratta di una piattaforma comoda per creare e salvare contenuti collaborativi o conversazionali, come podcast, tutorial, riunioni del consiglio di amministrazione e riunioni Plus. Tuttavia, avere più persone che parlano contemporaneamente al microfono può rendere difficile l'ascolto successivo, soprattutto se le persone parlano contemporaneamente o se un partecipante ha rumori di sottofondo mentre un altro sta parlando. In questi casi, è possibile registrare file audio separati e unirli in seguito per un'esperienza più pulita. Come host, nell'app desktop di Zoom, fai clic sull'immagine del profilo > Impostazioni > Registra e abilita "Registra un file audio separato per ogni partecipante" . In questo modo, ogni file verrà registrato e salvato localmente con il nome del partecipante.

Configura un secondo dispositivo come "co-host" per gestire i partecipanti e la chat.

Gestire una riunione richiede di condividere una presentazione, monitorare la chat e tenere traccia dei partecipanti che desiderano intervenire: tutte operazioni che possono risultare piuttosto complesse, soprattutto se si cerca di fare tutto su un unico schermo di piccole dimensioni. Una soluzione alternativa consiste nell'accedere con un secondo dispositivo e utilizzarne uno per la condivisione dello schermo e l'altro per la gestione dei partecipanti e dell'attività di chat. Per partecipare alla riunione da entrambi i dispositivi, sul dispositivo principale con privilegi di host, fare clic su Partecipanti , posizionare il puntatore del mouse sul proprio profilo nell'elenco e quindi fare clic su Altro > Nomina co-host > Conferma . (Se non si è l'host principale della riunione, è comunque possibile ottenere i privilegi di co-host).

Con un account Zoom a pagamento, puoi accedere contemporaneamente da due dispositivi dello stesso tipo, oppure da un computer e da un telefono o tablet. In alternativa, chiunque può accedere da un altro dispositivo utilizzando un account diverso o come ospite. Se accedi con lo stesso profilo, assicurati di disattivare l'audio di tutti i dispositivi sul secondo dispositivo per evitare l'eco.

Configura la tua sala d'attesa personale per condividere un programma in tempo reale e chattare con i partecipanti.

Se desideri un'esperienza di sala d'attesa più professionale (o coinvolgente) rispetto alla pagina predefinita di Zoom che mostra il messaggio "In attesa che l'organizzatore avvii la riunione", puoi personalizzare ciò che vedono i partecipanti. L'opzione più semplice è un titolo di testo per la sala d'attesa, ma puoi anche aggiungere un'immagine, caricare il logo del tuo brand insieme a un messaggio o una descrizione per la riunione, oppure includere un video in loop (con o senza audio), che può essere utilizzato per visualizzare l'ordine del giorno, le regole della riunione e un messaggio di benvenuto. Abilita la Sala d'attesa durante la pianificazione della riunione, quindi vai su Opzioni Sala d'attesa > Personalizza Sala d'attesa > Salva dopo aver aggiunto le tue personalizzazioni.

Le sale d'attesa di Zoom includono anche una funzione di chat, che consente agli organizzatori di inviare messaggi a tutti i partecipanti alla sala d'attesa o di comunicare privatamente con singoli individui. Clicca su Chat e seleziona la persona o i partecipanti alla sala d'attesa per chattare con tutti.

Utilizza AI Companion per ottenere un riepilogo quando ti unisci a una riunione in ritardo.

AI Companion è lo strumento di intelligenza artificiale generativa di Zoom, che offre funzionalità di produttività come prendere appunti, riepiloghi delle riunioni e impostare attività da svolgere. Se abilitato per una riunione, può anche rispondere alle domande dei partecipanti in tempo reale: ciò significa che se ti unisci in ritardo, puoi ottenere un riepilogo di tutto ciò che ti sei perso senza attirare l'attenzione sul tuo ritardo. Le domande preimpostate includono "Aggiornami", "È stato menzionato il mio nome?" e "Quali sono le attività da svolgere?", ma puoi anche porre domande personalizzate. Fai clic sull'icona di AI Companion nell'angolo in alto a destra della riunione e scegli una domanda preimpostata o formulane una tua. Tieni presente che la funzione Domande per le riunioni è disponibile solo per gli account aziendali e corporate e deve essere abilitata dall'organizzatore.