Aziende come Google, IBM, Intel e altre potrebbero continuare a fare notizia con le loro decisioni di “ritorno in ufficio”, ma a parte pochissime eccezioni, la discussione non riguarda più se Avrebbero consentito il lavoro da casa, ma Quante volte. Una volta definito il "dove" del lavoro, è tempo di rivolgere l'attenzione al "come". In particolare, come la padronanza del mix di collaborazione in tempo reale, o "sincrona", e "asincrona", possa aumentare la produttività, ridurre i costi delle riunioni e alleviare lo stress. La collaborazione asincrona è una strategia fondamentale per migliorare l'efficienza lavorativa e ridurre lo stress delle riunioni ripetitive.
Il sovraccarico di riunioni ha un impatto negativo sulla produttività dei dipendenti, sullo stress e altro ancora.
La collaborazione sincrona comprende riunioni faccia a faccia, videoconferenze e conversazioni telefoniche. La collaborazione asincrona comprende e-mail, forum, riunioni registrate, documenti collaborativi, messaggistica video e strumenti di gestione dei progetti. Scegliere il metodo di collaborazione corretto (sincrono o asincrono) è fondamentale per migliorare il flusso di lavoro.
Non ci sono regole precise su quale sia la scelta migliore, ma in generale:
La collaborazione sincrona è ideale per affrontare questioni complesse, condurre conversazioni delicate, incontri individuali con il capo e rafforzare i legami sociali. La collaborazione sincrona è spesso preferita nelle situazioni che richiedono un'interazione immediata e uno scambio diretto di idee.
La collaborazione asincrona è ideale per annunci, aggiornamenti di stato, raccolta dati, documentazione e scrittura collaborativa. La collaborazione asincrona consente ai dipendenti di lavorare in modo flessibile e in orari diversi, aumentando l'efficienza e la produttività.
Anche solo concordare strumenti di collaborazione può aumentare l'efficienza e ridurre lo stress derivante dal dover monitorare più canali. Ma il vero vantaggio si ottiene quando i team concordano sul metodo (sincrono o asincrono) e sullo strumento da utilizzare in base alla natura dell'interazione. Identificare gli strumenti e i metodi giusti aiuta a semplificare il processo di collaborazione e a ridurre la confusione.
Altri vantaggi del lavoro asincrono (Async)
Fai domande a ogni incontro. Può essere sostituito con un'alternativa asincrona?
Il lavoro asincrono non consiste solo nel ridurre il carico delle riunioni. Se applicato correttamente, può:
- Accelera la collaborazione tra fusi orari diversi.
- I membri di un team che lavora in remoto evitano le riunioni fuori orario.
- Diversifica il bacino di idee offrendo alle persone un modo per contribuire senza la pressione di dover prendere la parola durante le riunioni.
- Favorisce l'innovazione evitando il "pensiero di gruppo" o l'inchinarsi a chi ha la voce più alta nella stanza.
Le riunioni rappresentano l'occasione più semplice per migliorare.
ا لـ Rapporto AtlassianNel 72% dei casi le riunioni sono inefficaci. Riunioni ad hoc, che rappresentano il 60% di tutte le riunioni secondo Microsoft, è il peggiore. Nel valutarne il valore, solo il 7% dei partecipanti lo ha considerato Rapporto sulle tendenze della flessibilità sul posto di lavoro 2024—sulla base di uno studio di cui sono coautore—che è di grande valore. Anche la tipologia di riunione più apprezzata, quella relativa alle decisioni, è stata valutata positivamente solo dal 24% dei partecipanti.
Gli strumenti asincroni offrono la speranza di migliorare l'efficienza delle riunioni. Quasi il 60% degli intervistati ritiene che la posta elettronica potrebbe sostituire un quarto del tempo dedicato alle riunioni, mentre il 30% ha affermato che potrebbe sostituirne fino alla metà. Il costo in termini di perdita di produttività dovuta a riunioni inutili è enorme. Per un'azienda di 1,000 persone, eliminare anche solo due riunioni settimanali potrebbe far risparmiare circa 3.7 milioni di dollari all'anno in perdita di produttività (vedere Nota 1).
Cinque modi per iniziare con Async
Per sfruttare appieno i vantaggi della tecnologia Async, le organizzazioni devono integrarla nel loro core business. Mohamed Shehdi, Presidente e Direttore Operativo, afferma: Gruppo Muse"La nostra cultura di collaborazione asincrona libera la capacità del nostro team di collaborare al di fuori delle riunioni programmate." "In questo modo tutti hanno più flessibilità per concentrarsi su come ottenere i risultati migliori, anziché dover sfogliare calendari o perdere tempo a creare diapositive di PowerPoint", aggiunge.©. Abbiamo anche notato che questo cambiamento rende le persone più propense a collaborare di persona, rendendo le riunioni più preziose e contribuendo effettivamente ad aumentare la produttività anziché rallentarla. *Nota dell'esperto: la collaborazione asincrona consente ai team di lavorare in modo flessibile, concentrandosi sui risultati anziché su scadenze rigide.*
Fortunatamente, anche un po' di Async può fare molto. Ecco cinque modi rapidi per iniziare.
1. Fai domande a ogni riunione: le basi per una gestione efficace delle riunioni aziendali
Prima di premere il pulsante "Invia" sul tuo invito del calendario, poniti queste importanti domande: Migliora la produttività del tuo team:
- Questo incontro è davvero necessario? Il compito non può essere portato a termine senza una riunione?
- È possibile registrare la riunione per coloro che non hanno realmente bisogno di essere presenti fisicamente? Ciò consente loro di rivedere il contenuto in un secondo momento, se necessario.
- L'incontro potrebbe essere più breve? Spesso è possibile ottenere gli stessi risultati in meno tempo.
- È possibile sostituire la riunione con un'e-mail o un documento condiviso? Prendi in considerazione alternative più efficienti alle riunioni tradizionali.
2. Migliorare la qualità delle riunioni: strategie degli esperti
I dipendenti non odiano le riunioni in generale, odiano le riunioni che fanno perdere loro tempo. Rendi le tue riunioni “utili” con queste efficaci strategie:
- È obbligatorio avere un ordine del giorno e specificare i materiali di pre-lettura.
- Rendere facoltativa la presenza per aumentare l'efficienza.
- Registra le riunioni in modo che chi non ha partecipato possa rivedere la registrazione in un secondo momento.
- Non permettere che l'ordine del giorno venga distolto da argomenti nuovi e non pianificati.
- Non lasciare che la voce più alta nella stanza domini la conversazione o intimidisca gli altri.
Presso Muse Group, ogni invito a una riunione include un ordine del giorno con obiettivi chiari e letture preliminari. Si conclude con l'identificazione di specifici passaggi d'azione.
3. Pianifica giornate senza riunioni: aumenta la produttività e riduci il burnout
Spesso i dipendenti sono sommersi da riunioni consecutive, il che lascia loro poco o nessun tempo per completare il lavoro richiesto o anche solo per riflettere. Per promuovere una maggiore concentrazione e ridurre l'esaurimento da riunione, valuta la possibilità di aggiungere regolarmente giorni o ore senza riunioni per offrire ai tuoi dipendenti un intervallo di tempo affidabile per concentrarsi ininterrottamente. Vale la pena notare che dedicare dei "giorni di concentrazione" può migliorare le prestazioni e ridurre il numero di riunioni non necessarie. dropbox Attribuisce ai suoi “Focus Days” una riduzione del 28% del numero di riunioni.
4. Ridurre al minimo le interruzioni
Le riunioni ad hoc incidono negativamente sulla produttività e aumentano lo stress. In genere, un lavoratore cognitivo viene interrotto dalle 6 alle 25 volte al giorno, e ogni interruzione richiede dai 15 ai 25 minuti di recupero.
5. Stabilire un'unica fonte di informazioni affidabili.
Il lavoro asincrono prospera grazie a una comunicazione scritta chiara. Disporre di una documentazione dettagliata consente il regolare svolgimento dei progetti indipendentemente dal fuso orario, aumenta la trasparenza, riduce la necessità di aggiornamenti costanti e contribuisce a creare una forte memoria istituzionale. Avere un'unica fonte di informazioni affidabili, o "Singola fonte di verità" (SSOT), dà ai singoli individui un senso di indipendenza, evita ai colleghi di dover ripetere la spiegazione più e più volte, facilita il processo di onboarding e garantisce che tutti abbiano le stesse risposte alle loro domande. Questa pratica è considerata il fondamento di una gestione efficace della conoscenza aziendale.
La comunicazione asincrona non è una soluzione magica.
Sebbene la comunicazione asincrona abbia molti vantaggi, il suo successo dipende dall'efficacia della sua implementazione. Prima di decidere come procedere con la comunicazione asincrona, tieni presente quanto segue:
- Non avere fretta. Iniziare gradualmente applicando uno dei consigli sopra riportati.
- Mi rendo conto che i dipendenti seguiranno l'esempio dei manager e dei leader. Dovrebbero essere dei sostenitori e dei buoni modelli.
- Non aspettarti che i dipendenti passino spontaneamente alla comunicazione asincrona. Hanno bisogno di formazione, di promemoria costanti e di un motivo per cambiare: "Cosa ci guadagno?" (WIIFM). Sottolinea il tempo che risparmieranno e come ciò ridurrà lo stress derivante dal sentirsi sempre come se non ci fosse abbastanza tempo durante la giornata. *Nota: i dipendenti devono percepire il valore di questa trasformazione.*
- Utilizzare pratiche di comunicazione asincrona nelle situazioni appropriate. Non è la soluzione ideale per discutere di argomenti delicati o emotivi, questioni urgenti o complesse, o per creare nuove relazioni sociali.
- Bisogna tenere presente che le alternative di comunicazione asincrona soffrono notevolmente della mancanza di feedback visivo e uditivo. Quindi il rischio che il messaggio inviato non sia quello ricevuto è molto più elevato. *Per evitare malintesi, utilizzare un linguaggio chiaro e conciso.*
- Mi rendo conto che le persone con elevate esigenze sociali avranno maggiori difficoltà ad adattarsi alla comunicazione asincrona. Ad esempio, i venditori e gli estroversi prosperano nella comunicazione diretta. Senza di essa, soffrono davvero. Deve esserci un compromesso o un'altra soluzione per la loro esigenza di comunicare in tempo reale.
Conclusione
Adottare la collaborazione asincrona non significa eliminare tutte le riunioni o le interazioni in tempo reale, ma piuttosto essere intenzionali su come, quando e perché le persone comunicano in tempo reale. Si tratta di migliorare Gestione del tempo dei dipendenti و Aumentare la produttività del team.
Mentre continua ad evolversi Posto و Come Sul lavoro, padroneggiare nuove pratiche e processi, come il lavoro asincrono, diventerà fondamentale per il successo individuale, di squadra e organizzativo. Questa trasformazione rappresenta un'opportunità d'oro per adottare Strategie di lavoro flessibili و Migliorare l'ambiente di lavoro digitale.
Nota 1) Si ipotizza uno stipendio medio di $ 60,000 più benefit e una durata media delle riunioni di 60 minuti.
