Prima di avviare un'attività, considera i costi nascosti della sua gestione. Abbiamo compilato un elenco di costi di cui nessuno ti parla, ma che possono avere un impatto sul tuo flusso di cassa e sulla tua redditività.
I punti chiave più importanti
- Ogni fondatore prevede i costi evidenti della gestione di un'attività, come l'affitto, gli stipendi e il marketing. Tuttavia, ci sono dieci costi nascosti che possono sorprendere anche i fondatori più esperti.
- Queste spese nascoste includono il turnover dei dipendenti, i costi delle utenze, la manutenzione delle attrezzature, le commissioni di elaborazione dei pagamenti e altro ancora.
La maggior parte degli individui e degli imprenditori avvia un'attività spinti dall'entusiasmo di raggiungere la libertà finanziaria e di essere il capo di se stessi, per costruire qualcosa di significativo. Tutti lo sanno Costi aziendali Quelle più ovvie, come l'affitto, gli stipendi e il marketing.
Esistono però costi aziendali nascosti che possono ridurre i margini di profitto, mettere a dura prova il flusso di cassa e cogliere di sorpresa anche i fondatori più esperti. *Questi costi nascosti vengono spesso trascurati nella pianificazione finanziaria iniziale.*
1. Turnover dei dipendenti e costi di reclutamento: un'analisi completa
Gli studi indicano che Costo di sostituzione dei dipendenti Può variare dal 50% al 200% del suo stipendio annuale. Questo fattore viene spesso sottovalutato, con conseguenti costi aggiuntivi e perdite di flusso di lavoro e produttività. I costi di reclutamento e formazione, la perdita di produttività e l'impatto culturale sono tutti fattori che si sommano.
أسباب التي تجعل turnover dei dipendenti Costoso:
- Sono incluse le commissioni per la pubblicazione degli annunci di lavoro su LinkedIn e Indeed.
- Commissione dell'agenzia di reclutamento (solitamente il 20-30% dello stipendio di un nuovo dipendente)
- Tempo dedicato ai colloqui e alla preparazione
- Riduce l'efficienza durante l'inserimento di nuovi dipendenti
Per ridurre questi costi, le aziende devono investire in: Strategie di fidelizzazione dei dipendenti. È necessario offrire stipendi competitivi, creare una forte cultura aziendale e far sentire apprezzati i dipendenti. *Nota: le strategie di fidelizzazione possono includere programmi di salute mentale e fisica, opportunità di crescita professionale e un ambiente di lavoro flessibile.*
2. Costi degli uffici e delle utenze: un'analisi completa
Garantirsi uno spazio ufficio è una decisione critica per qualsiasi azienda, ma è essenziale valutare attentamente le proprie esigenze prima di impegnarsi in un contratto di locazione o di acquisto. Considera quanto spazio ti serve attualmente e come potrebbe cambiare con la crescita della tua attività. Spesso i professionisti cercano soluzioni convenienti per gestire queste spese.
Se sei una startup con un futuro incerto, scegliere soluzioni per uffici flessibili come Regus, ShareDesk o LiquidSpace può rappresentare un'alternativa conveniente agli affitti a lungo termine. Questi spazi di coworking offrono scalabilità senza l'onere finanziario di un ufficio permanente. *Nota dell'esperto: queste soluzioni spesso includono servizi aggiuntivi, riducendo la necessità di ingenti investimenti iniziali.*
Oltre all'affitto, ci sono spese aggiuntive da considerare, tra cui l'arredamento e le attrezzature dell'ufficio, le bollette, i servizi di reception e gli spazi per le riunioni. Le aziende devono analizzare attentamente questi costi per garantire una sana gestione finanziaria.
3. Manutenzione e aggiornamento delle apparecchiature: strategie esperte per garantire la continuità aziendale
Come imprenditore, probabilmente conosci le attrezzature di base necessarie per fornire un servizio o produrre un prodotto. Ma spesso le piccole attrezzature vengono trascurate. Le attrezzature di base per ufficio includono computer, carta, scrivanie, sedie, scanner e fotocopiatrici.
Dai mobili per ufficio ai computer, l'usura è inevitabile. La maggior parte delle aziende trascura di sostituire o aggiornare le proprie attrezzature da ufficio, il che è una cattiva idea. I costi di manutenzione tipici includono:
- Aggiornamento di computer e software obsoleti: miglioramento dell'efficienza operativa e riduzione dei rischi per la sicurezza informatica.
- Manutenzione dei veicoli per aziende di consegne o servizi: garantire la sicurezza della flotta e ridurre i tempi di fermo.
- Riparare apparecchiature da ufficio come stampanti, sistemi HVAC o elettrodomestici da cucina: mantenere un ambiente di lavoro produttivo e confortevole.
Una manutenzione regolare può prolungare la vita utile dei beni aziendali e prevenire costosi guasti. *Nota dell'esperto: programmare controlli di manutenzione regolari può aiutare a identificare potenziali problemi prima che si aggravino, risparmiando tempo e denaro nel lungo periodo.*
4. Aumento dei costi di software e abbonamenti
La maggior parte delle aziende ha bisogno di software. Per automatizzare Attività di comunicazione, gestione progetti, contabilità e marketing. Anche pochi abbonamenti di base possono rapidamente trasformarsi in costi ricorrenti di centinaia o migliaia di dollari.
I costi nascosti includono:
- Strumenti SaaS (Software as a Service) con canoni mensili che aumentano nel tempo
- Programmi non utilizzati che restano attivi ma non sono registrati sulle carte di credito aziendali.
Strumenti SaaS (Software as a Service) con canoni mensili che aumentano nel tempo
Programmi non utilizzati che restano attivi ma non sono registrati sulle carte di credito aziendali.
Per risparmiare su questi inutili costi nascosti, esegui audit regolari del tuo portafoglio software per eliminare gli abbonamenti in eccesso o inutilizzati. *Per garantire un'efficienza ottimale, si consiglia un audit trimestrale.*
5. Commissioni di elaborazione dei pagamenti
Che tu te ne renda conto o no, se la tua attività accetta pagamenti con carta di credito paghi delle commissioni sulle transazioni. I processori di pagamento come Stripe, PayPal e Square in genere addebitano 2.9% + $ 0.30 per transazione, il che potrebbe ridurre i profitti, soprattutto per le grandi aziende.
Altri costi correlati al pagamento includono:
- Storni di addebito (che comportano penali) *Nota: i storni di addebito sono richieste presentate dai clienti alla propria banca o società di carte di credito per recuperare denaro per una transazione.*
- Commissioni di conversione valutaria per transazioni internazionali
Addebiti di ritorno (che comportano penali)
Commissioni di conversione valutaria per transazioni internazionali
Per ridurre le commissioni, valuta la possibilità di negoziare i prezzi con i processori. Se possibile, puoi offrire ai clienti ACH, bonifici bancari o addebiti di ritorno.
6. Conformità normativa e spese legali: proteggere la tua attività ed evitare rischi
Per garantire la continuità della tua attività nella tua comunità, devi: Conformità ai requisiti normativi e legali. Le leggi e le normative variano a seconda del settore, ma in generale le aziende pagano per:
- Licenze e permessi commerciali: ottieni le licenze necessarie per gestire legalmente la tua attività.
- Strumenti di conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) o al California Consumer Privacy Act (CCPA): per proteggere i dati dei clienti e rispettare le leggi sulla privacy. *Nota: il rispetto delle leggi sulla protezione dei dati è diventato una necessità globale*.
- Conformità alle leggi sul lavoro dei dipendenti (politiche sulle risorse umane, formazione obbligatoria): garanzia dei diritti dei dipendenti e conformità alle leggi locali sul lavoro.
- Presentazione delle dichiarazioni dei redditi annuali e tenuta della contabilità: rispetta gli obblighi fiscali ed evita sanzioni.
La mancata osservanza può comportare multe costose o azioni legali. Questo costo non deve essere sottovalutato. Dovresti consultare degli esperti legali e tenerti aggiornato sulle modifiche normative per evitare errori costosi. Un altro modo è scegliere strategie per ridurre la propria responsabilità legale. *Consiglio dell'esperto: investire in una consulenza legale proattiva può farti risparmiare ingenti somme di denaro nel lungo periodo.*
7. Cybersecurity e protezione dei dati: una necessità fondamentale per le piccole imprese
Non puoi dare per scontato che i tuoi sistemi siano sicuri. Le minacce informatiche possono essere molto costose. Un singolo attacco informatico può costare alle piccole imprese centinaia di migliaia di dollari in recuperi, spese legali e perdita di fiducia dei clienti.
I costi nascosti della sicurezza informatica sono:
- Installare un firewall e un software antivirus ed eseguire periodici controlli di sicurezza.
- Costi di formazione dei dipendenti in materia di phishing e frodi informatiche.
- Ripristino da ransomware e perdite aziendali causate da tempi di inattività.
- Responsabilità legali in caso di violazione dei dati dei clienti.
Installare un firewall e un software antivirus ed eseguire periodici controlli di sicurezza.
Costi di formazione dei dipendenti in materia di phishing e frodi informatiche.
Ripristino da ransomware e perdite aziendali causate da tempi di inattività.
Responsabilità legali in caso di violazione dei dati dei clienti.
Le piccole imprese sono bersagli facili per le minacce informatiche, quindi investire nella sicurezza informatica è una scelta ovvia. *La valutazione periodica dei rischi informatici è un passaggio essenziale per identificare potenziali vulnerabilità e implementare misure preventive adeguate.*
8. Riduzione degli sprechi e delle perdite di inventario: strategie degli esperti
Le attività di vendita al dettaglio e di e-commerce subiscono perdite di fatturato a causa di furti, merci danneggiate ed errori. Queste perdite sono note come “riduzione delle scorteSi tratta di un costo nascosto che spesso viene trascurato, ma che può rappresentare fino al 2% delle vendite totali. Controllare efficacemente queste perdite è fondamentale per mantenere la redditività.
Quali sono le cause della riduzione delle scorte?
- Furti nei negozi o furti da parte dei dipendenti: questo problema rappresenta una sfida importante che richiede rigide misure di sicurezza e controlli interni.
- Scorte deteriorate o scadute: richiedono una gestione efficace per evitare il deterioramento e ridurre al minimo le perdite.
- Errori amministrativi nel monitoraggio e nell'evasione degli ordini: possono causare discrepanze nell'inventario e difficoltà nell'evasione degli ordini.
È possibile utilizzare un solido sistema software di gestione dell'inventario e scegliere strategie di prevenzione delle perdite per mitigare questi costi. Queste strategie spesso includono controlli periodici dell'inventario, procedure di tracciamento migliorate e l'implementazione di protocolli di sicurezza più rigorosi.
9. Costi di marketing e acquisizione clienti (CAC)
Per attrarre nuovi clienti, molte aziende si affidano alla pubblicità a pagamento, all'ottimizzazione sui motori di ricerca (SEO), ai social media e alle partnership con gli influencer. Tuttavia, il ritorno sull'investimento non è sempre immediato.
Costi nascosti nel marketing:
- I costi della pubblicità pay-per-click (PPC) sono in aumento a causa della forte concorrenza nel mercato digitale.
- Se il targeting della campagna è debole, ciò potrebbe portare allo spreco del budget di marketing assegnato.
Per ridurre il costo di acquisizione clienti (CAC), concentrati su strategie di crescita organica come: Marketing dei contenuti, email marketing e referral. *Nota: il content marketing si concentra sulla creazione di contenuti di valore per attrarre potenziali clienti.*
10. Tempo: la tua risorsa più preziosa
Il tempo è la risorsa più sottovalutata. Gli imprenditori dedicano innumerevoli ore a compiti amministrativi, all'assistenza clienti e alla risoluzione dei problemi, anziché ad attività che generano reddito.
Puoi riprenderti il tuo tempo:
- Automatizzare le attività ripetitive utilizzando il software
- Delegare o esternalizzare attività non essenziali a un dipendente
- Stabilisci dei limiti per prevenire il burnout.
Il tuo tempo è un investimento; Spendilo saggiamente per massimizzare l'efficienza e la redditività. Dedicare il tempo giusto alle attività ad alto rendimento è un aspetto essenziale per la gestione di un'attività di successo.
Consiglio di destinare il 20% delle proprie entrate a spese impreviste per prevenire perdite finanziarie prima che diventino problemi seri. Prevedere nel budget i costi reali, non solo quelli apparenti.
