Come utilizzare efficacemente un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP)

I punti chiave più importanti

• Un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) è una tabella di marcia, non una punizione. Il suo scopo è aiutare i membri del team a crescere, non intimidirli affinché si conformino o predisporli al fallimento.
• Utilizzare un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) solo dopo conversazioni chiare e oneste. Se non hai ancora creato aspettative o non hai ancora parlato apertamente dei fallimenti, è giunto il momento.
• Un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) riguarda questioni basate sulle competenze. Pensa alle scadenze o agli obiettivi di vendita non rispettati, non a problemi comportamentali come ritardi o mancanza di rispetto.
• La chiarezza è gentilezza. I membri del tuo team non dovrebbero mai essere sorpresi da un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP). Se così fosse, il problema sarebbe la mancanza di chiarezza nella leadership.
• Gli incontri individuali hanno la priorità. Prima di ricorrere a un piano formale, organizza regolarmente riunioni individuali per segnalare tempestivamente i problemi e spiegare al tuo team come procedere.
• Un valido Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) include dettagli specifici. Fai un elenco chiaro di ciò che è carente, di ciò che deve essere cambiato, di come monitorerai i progressi e di cosa succede se non ci sono miglioramenti.

A nessuno piacciono le conversazioni difficili. Non tu. Né i membri del tuo team. Nemmeno il collega che avrebbe potuto registrare il marchio della sua faccia da poker.

Quando qualcuno nel tuo team non soddisfa le aspettative, non puoi semplicemente incrociare le dita e sperare che le cose migliorino magicamente. È necessario intervenire in modo chiaro e sincero. Ecco come si guida bene.

Ma cosa succede se avete già avuto conversazioni difficili e sincere e le cose non migliorano ancora? È qui che entra in gioco un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) (che chiamiamo anche piano dei 90 giorni).

Contrariamente a quanto si pensa, un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) non è solo un passaggio formale prima del licenziamento di qualcuno. Non si tratta nemmeno di microgestire o di impartire punizioni. Un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP), se utilizzato correttamente, è una chiara tabella di marcia per la crescita e un piano preciso per le aspettative future.

Offre ai membri del team in difficoltà una reale opportunità di invertire la rotta. E se ciò non dovesse accadere, garantisce loro anche un'uscita dignitosa e rispettosa. Vediamo quindi come dovrebbe essere un piano di miglioramento delle prestazioni e come procedere con una leadership che meglio si adatti alle esigenze del team .

Che cos'è un programma di miglioramento delle prestazioni (PIP)?

Il termine PIP si riferisce a un Piano di Miglioramento delle Prestazioni . Si tratta di un piano scritto che identifica con precisione le aree di debolezza nelle prestazioni di un dipendente e le azioni necessarie per soddisfare le aspettative lavorative . Un PIP è uno strumento fondamentale per la gestione delle prestazioni, in quanto fornisce una struttura per affrontare i problemi e definire obiettivi misurabili.

In cosa consiste un Programma di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) in azione?

Un programma di miglioramento delle prestazioni (PIP), o piano di sviluppo delle prestazioni, viene utilizzato in un contesto lavorativo quando un membro del team presenta sistematicamente prestazioni insufficienti in un'area del proprio lavoro basata sulle competenze. Ad esempio, potrebbe non raggiungere gli obiettivi di vendita, rispettare le scadenze o comunicare in modo chiaro con i clienti. I termini "piano di sviluppo delle prestazioni" o "programma di miglioramento delle prestazioni" sono spesso usati in modo intercambiabile.

Il Programma di miglioramento delle prestazioni (PIP) non viene utilizzato per affrontare problemi comportamentali quali ritardi (o assenze), mancanza di rispetto o abbigliamento inappropriato. Queste non sono aree suscettibili di miglioramenti graduali, bensì aree che "devono cambiare subito". Il programma di miglioramento delle prestazioni (PIP) è basato sulle competenze.

Modello gratuito di aree risultato chiave (KRA)

Un documento sulle aree di risultato chiave (KRA) ti aiuterà a creare aspettative di ruolo chiare per il tuo team. Ottieni il nostro modello gratuito, oltre ad alcuni esempi di Aree Risultato Chiave (KRA) completate come riferimento! *Nota dell'esperto: l'utilizzo del modello KRA aiuta a definire e misurare gli obiettivi chiave delle prestazioni.*

Quando dovresti utilizzare un piano di miglioramento delle prestazioni?

Sia chiaro un punto: non proporre mai un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) quando sei pronto a lasciare andare qualcuno senza prima aver avuto una serie di conversazioni chiare e dirette che precedono quel momento. Come afferma l'esperto di leadership Patrick Lencioni: "Licenziare qualcuno... è spesso l'ultimo atto codardo di un leader che non sa come o non vuole chiedere conto alle persone". *In altre parole, un piano di miglioramento delle prestazioni dovrebbe essere una reale opportunità di miglioramento, non solo una formalità prima del licenziamento.*

Non è accettabile presentare un piano di miglioramento delle prestazioni come prima conversazione con un membro del team. Ma se le conversazioni non sono state utili, o se qualcuno inizia a raggiungere un punto morto o addirittura a peggiorare, è il momento di passare a un livello di responsabilità superiore.

Armando Lopez, direttore senior delle risorse umane presso Ramsey Solutions, consiglia di porsi queste tre domande per determinare se è il momento di introdurre un piano di 90 giorni:

• Hai definito chiaramente le aspettative?
• Hai documentato gli insuccessi e ne hai parlato apertamente?
• Questo membro del team sarebbe sorpreso di sapere che non sta soddisfacendo le aspettative?

"Se non riesci a rispondere sì a tutte e tre le domande, non dovresti procedere", afferma Armando. "Non essere chiari significa essere scortesi." Le sorprese non sono mai divertenti, soprattutto quando la posta in gioco è alta. Siate molto chiari per assicurarvi che i membri del vostro team sappiano esattamente dove si trovano. *La massima chiarezza nell'impostazione delle aspettative è la base di un piano efficace di miglioramento delle prestazioni.*

La verità è che il 99% della tua energia emotiva nel guidare il tuo team dovrebbe essere impiegata per definire aspettative chiare . Il restante 1% serve a responsabilizzare i membri del team.

Definire aspettative chiare è un dialogo a doppio senso: porta chiarezza a tutti e spinge il team verso obiettivi condivisi . Quindi, prima di elaborare un piano formale, assicuratevi di avere incontri individuali regolari e sinceri riguardo alle problematiche relative alle prestazioni.

Segnala i problemi in tempo reale, fornisci feedback chiari e fornisci esempi specifici di aspettative non soddisfatte e di cambiamenti che dovresti vedere. Quindi, organizza degli incontri individuali per guidare il membro del team nel suo percorso futuro.

Come scrivere un piano di miglioramento delle prestazioni

Scrivere un piano di miglioramento delle prestazioni non significa semplicemente riempire degli spazi vuoti in un modulo. Si tratta di creare un piano che sia del tutto chiaro ed equo. Ecco cosa includere:

• Aree specifiche che necessitano di miglioramenti nelle prestazioni: Per orientarsi, usate le loro Aree di Risultato Chiave (KRA). *Le aree di risultato chiave (KRA) sono indicatori di prestazione critici per i dipendenti.*
• Cosa aspettarsi: Sii specifico. "Fai 10 chiamate di vendita al giorno", non "Fai più chiamate".
• Tempistiche per il miglioramento: Solitamente 90 giorni con checkpoint minimi a 30 e 60 giorni.
• Come misurerai i progressi? Metriche chiare, non solo impressioni.
• Cosa succede se non ci sono miglioramenti: Di solito, il rapporto di lavoro finisce.

Il tuo contributo deve essere diretto e rispettoso. Non si tratta di una casella dei suggerimenti, ma di un documento che impone un cambiamento. Pertanto, una volta creato il piano di miglioramento delle prestazioni e quando sarai pronto a presentarlo, prenditi del tempo per ripassare le tecniche per affrontare conversazioni difficili.

Domande frequenti sul piano di miglioramento delle prestazioni

Hai ancora domande sui Piani di Miglioramento delle Prestazioni (PIP)? Questo è buono. Vuol dire che ci tieni e che stai cercando di farlo bene. Ecco alcune domande frequenti sui piani di miglioramento delle prestazioni, con le risposte di Armando, esperto di gestione delle prestazioni.

Come dovrebbero essere le conversazioni pre-PIP?

Per prima cosa, siediti con un membro del team e discuti dei suoi indicatori chiave di prestazione (KRA). Parla con franchezza di ogni punto. Supponiamo che abbiano cinque aree chiave e che soddisfino le aspettative in tre di esse, abbiano bisogno di miglioramenti in una e non soddisfino affatto le aspettative in un'altra.

Ramsey utilizza una scala a cinque punti: 1 – Necessita di guida, 2 – Autosufficiente, 3 – Competente, 4 – Avanzato, 5 – In fase di miglioramento. Quindi, su una scala da 3 a 2, questo membro del team considererebbe tre valori come 1, uno come XNUMX e uno come XNUMX. *Nota: questa scala aiuta a determinare i livelli di prestazione attuali e desiderati.*

Sottolinea gli ambiti in cui eccelle. Quindi evidenzia le aree che necessitano di miglioramenti. Spiega cosa significherebbe aumentare il livello di prestazione da 2 a 3 (o superiore) e spiega cosa dovrebbe cambiare nell'area valutata 1. Chiarisci che queste aspettative non sono facoltative, ma essenziali per il ruolo lavorativo.

Documenta ogni conversazione per i tuoi archivi e per la tua responsabilità personale e organizza i tuoi appunti:

• storia
• Qual è l'aspettativa non realizzata?
• Qual è lo standard richiesto?
• Di quali miglioramenti avete parlato tu e il membro del team?

Non si tratta di cogliere in flagrante un membro del team che non rende al meglio, ma di aiutarlo a vedere chiaramente il divario e dargli una giusta possibilità di colmarlo. *L'obiettivo di un piano di miglioramento delle prestazioni è supportare il dipendente nel raggiungimento del successo.*

Come faccio a sapere che capiscono la gravità della situazione?

Pronunciare parole è una cosa; comunicare in modo efficace e assicurarsi che il significato desiderato venga trasmesso è tutt'altra cosa. Pertanto, chiediti: il messaggio che volevo inviare è lo stesso che l'altra persona ha ricevuto?

Ecco due semplici modi per verificarlo, sottolineando l'importanza di valutare oggettivamente la gravità della situazione e di una comunicazione efficace sul posto di lavoro :

1. Chiedete loro di valutare la gravità della situazione. Dì qualcosa del tipo: "Su una scala da 1 a 5, dove 1 è solo una piccola critica costruttiva e 5 è il licenziamento, quanto è grave per te questa cosa?" Se loro dicono 1 o 2, mentre per te è 4 o 5, è segno che non sei stato abbastanza chiaro. Torna indietro e prova a essere più diretto. *Questa autovalutazione aiuta a comprendere la percezione del dipendente sulla gravità della situazione, il che è molto importante.*
2. Chiedete loro di riassumere la conversazione. Al termine del colloquio individuale, chiedi loro di prendersi cinque minuti per scrivere ciò che hanno sentito (qual era il problema, cosa deve essere cambiato e quando) e di inviartelo via e-mail. Se i loro commenti riguardano solo una parte della conversazione o se il tono sembra più informale di quanto intendessi, è un segnale che devi chiarire le cose. *Richiedere un riepilogo assicura che il dipendente comprenda le aspettative e le responsabilità a lui assegnate.*

Non stai essendo duro, stai solo essendo chiaro. Il tuo collaboratore deve capire che queste aspettative sono necessità , non possibilità.

Cosa succede se sono sicuro di essere pronto ad andare avanti con un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP)?

Hai avuto tutte le conversazioni giuste e le hai documentate fino a questo punto? Se l'hai fatto ed è arrivato il momento di ufficializzare la cosa, non farlo da solo. Presenta la situazione al tuo comitato delle risorse umane. Se non ne hai uno, consulta un altro o due leader di cui ti fidi. Questo è il momento in cui i colleghi di cui ti fidi possono aiutarti a rallentare e a rivedere il tuo processo e il tuo istinto. *Nota dell'esperto: consultarsi con il comitato delle risorse umane o con il team dirigenziale garantisce un approccio equo e trasparente.*

Credi che questa persona abbia le capacità necessarie per cambiare le cose in 90 giorni?

Se la risposta sincera è no, non proporre un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP). Sarebbe scortese e ingiusto. È ora di lasciarli andare. Un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) non è una tattica di procrastinazione. È una vera opportunità per qualcuno di emergere e restare. *Attenzione: utilizzare un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) come strumento per ritardare il licenziamento è considerata una pratica non etica.*

Se ritieni che sia ancora possibile, abilitali con due opzioni chiare:

• Opzione A: Rinuncia subito con un pacchetto di buonuscita completo.
• Opzione B: Pienamente impegnati a cambiare le cose e a soddisfare gli standard (ma se non lo fanno, non riceveranno lo stesso compenso in seguito)

Concedi al tuo membro del team qualche giorno per pensarci e digli che farai lo stesso. Di' qualcosa tipo: "Prenditi il ​​weekend per pensarci. Lunedì puoi dirmi se vuoi andare avanti o chiudere la relazione. Ci penserò anch'io e potrei giungere alla conclusione che siamo pronti a chiudere. In tal caso, te lo farò sapere e quello sarà il tuo ultimo giorno".

La buona notizia è che molte persone possono cambiare le cose e lo fanno, ma solo quando le aspettative, i tempi e le conseguenze sono chiari. *Suggerimento: la chiarezza sulle aspettative e sulle conseguenze è fondamentale per un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP) di successo.*

Come posso inviare un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP)?

Questa è una di quelle conversazioni in cui il modo in cui ti presenti è importante quanto quello che dici. Hai a che fare con una persona reale, qualcuno con speranze, bollette da pagare, pressioni e una storia. Quindi, anche se ti senti giù, inizia mostrandoti chiaro e premuroso.

Io faccio:

• Iniziamo con l'empatia. Tratta le persone come vorresti essere trattato se i ruoli fossero invertiti.
• Siate curiosi, non giudicanti. Fai domande e ascolta per capire, non per discutere.
• Attenetevi ai fatti. Fate vedere loro le lacune nelle loro prestazioni, non i difetti personali.
• Di' la cosa difficile, con delicatezza. Non giriamo intorno al problema.
• Lasciate loro il tempo di elaborare. Due o tre giorni sono un lasso di tempo ragionevole prima che si possa prendere una decisione.

non:

• Non dire: "Non è una questione personale". Per loro è lo stesso.
• Non lasciare che siano le tue emozioni a prendere il sopravvento. Rimani fermo, anche se la loro reazione è forte.
• Non rendere le cose così facili da fargli perdere di vista la gravità della situazione. Siate chiari e fermi.
• Non prendere la loro reazione sul personale. Questa è una brutta notizia. Lasciate loro lo spazio per provare emozioni.

Dopo la conversazione, chiedi loro di riassumerla. Questo ti aiuta a capire se ciò che hai detto corrisponde a ciò che hanno sentito. *Nota: questa pratica aiuta a garantire una comprensione chiara e concordata del piano.*

Come faccio a scegliere gli obiettivi appropriati del Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP)?

Inizia identificando il problema che stai affrontando. Poi chiediti: cosa ci si aspetta da te? Questo è il tuo obiettivo.

Tuttavia, quando si stabiliscono le aspettative, è opportuno considerare il ruolo del dipendente e la sua anzianità di servizio in quella posizione. Non dovresti imporre standard ingiusti a nessuno. *È importante allineare gli obiettivi del piano di miglioramento delle prestazioni con l'esperienza attuale del dipendente e con le sue responsabilità lavorative.*

Avete ancora difficoltà? Pensate ai successi che vorreste celebrare con questo membro del team tra un anno. Magari vederlo intervenire nelle riunioni, diventare un punto di riferimento per gli altri nella risoluzione dei problemi o ricevere elogi dai clienti anziché lamentele. Ora chiedetevi: cosa impedisce a questa persona di raggiungere questi obiettivi? *La risposta a questa domanda è spesso al centro degli obiettivi di un efficace piano di miglioramento delle prestazioni.*

Qual è la durata ideale per cui un dipendente deve sottostare a un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP)?

• In genere, i piani di miglioramento delle prestazioni (PIP) durano al massimo 90 giorni, con punti di controllo e valutazioni a 30 e 60 giorni. *Questa tempistica comune riflette le migliori pratiche nella gestione delle prestazioni.*
• A ogni punto di controllo, utilizza il Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) per chiedere al dipendente: "Come vedi i tuoi progressi?" *Questo metodo incoraggia l'autovalutazione e la responsabilità.*
• Se un dipendente non sta ottenendo i risultati richiesti, forniscigli le modifiche specifiche che devi apportare. *Sii chiaro e specifico riguardo alle tue aspettative.*

Ricorda: entrambe le parti possono recedere in qualsiasi momento. Se dovesse rivelarsi impossibile, è possibile interromperlo prima che siano trascorsi 90 giorni. *La flessibilità è fondamentale nella gestione delle prestazioni.*

Cosa succede alla fine del periodo di 90 giorni?

"Una volta che un membro del team raggiunge la fine dei 90 giorni e raggiunge gli obiettivi, festeggia con lui!" dice Armando. "Dite loro che hanno avuto un enorme successo e hanno dimostrato di poter dare ciò che ci si aspetta. Ora tocca a loro continuare così."

Sottolinea inoltre che le aspettative non cambiano solo perché il piano finisce. Siate chiari con il membro del team che non otterrà una riassegnazione né un altro periodo di grazia di 90 giorni se le prestazioni diminuiscono nuovamente. Se può essere utile, possono anche fingere che qualcuno li stia ancora osservando, finché il livello di lavoro non diventa una seconda natura. (Ma non ignorarli del tutto. Piuttosto, sfrutta i tuoi incontri individuali per supportarli e continuare a ricostruire la fiducia e una comunicazione aperta.)

Un'altra cosa che dovrebbe essere molto chiara:

• Non possono trasferirsi in un altro reparto mentre sono iscritti a un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) o subito dopo: devono prima dimostrare di avere prestazioni costanti nel loro ruolo.

I piani di miglioramento delle prestazioni non sono facili, ma ne vale la pena . Offrono chiarezza, dignità e una direzione precisa. E, se utilizzati in modo efficace, possono portare a trasformazioni profonde.

Sfidate voi stessi e i vostri leader che hanno collaboratori diretti a essere equi, chiari e rapidi nell'affrontare i problemi. La cosa più importante è trattare i propri dipendenti, in ogni situazione, come si vorrebbe essere trattati.

Passaggio successivo: definire aspettative molto chiare per i ruoli lavorativi.

Cercate un modo semplice per responsabilizzare i membri del vostro team prima di dover ricorrere a un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP)? Utilizzate un modello di Aree di Risultati Chiave (KRA) per chiarire esattamente cosa significa successo per ogni ruolo. Definire le KRA aiuta a definire chiaramente le responsabilità, aspetto fondamentale per un efficace miglioramento e valutazione delle prestazioni. *Nota dell'esperto: Definire le KRA garantisce che gli sforzi dei dipendenti siano in linea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione.*

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