Dare una cattiva notizia non è mai divertente, soprattutto quando il destinatario è il tuo capo. Può dare luogo a conversazioni difficili e alla possibilità di dover rispondere di errori percepiti o reali. Tuttavia, se comunicata correttamente, la cattiva notizia può creare fiducia. Ecco come dare una cattiva notizia al tuo capo rafforzando al contempo il vostro rapporto di lavoro.
Capire perché un obiettivo non è stato raggiunto, una scadenza non è stata rispettata o qualcosa non ha funzionato come previsto è altrettanto importante, se non di più, che saper esprimere cosa non va. *Nota: l'analisi deve essere accurata e basata su dati realistici per evitare congetture.*
Comprendere le cause profonde del problema
Prima di dare una cattiva notizia, prenditi il tempo di valutare esattamente cosa è successo e perché. Una comunicazione scadente, la stanchezza, la complessità inaspettata dei compiti, la mancanza di informazioni e le risorse inaccessibili possono essere tutti fattori che portano a Errori di lavoro. Una delle prime domande che il tuo capo ti farà quando gli presenterai un problema è: "Perché è successo questo?" I buoni leader non si pongono questa domanda per frustrazione, ma con l'obiettivo di comprendere meglio la situazione e impedire che si ripeta in futuro. Quando si danno brutte notizie, bisogna essere pronti a rispondere a questa domanda, comprendendo la causa principale dell'errore. *Per identificare la causa principale spesso è necessaria un'analisi sistematica utilizzando strumenti come i "5 Perché" o il "Diagramma di Ishikawa".*
Pensa fuori dagli schemi: dare cattive notizie è un'opportunità di miglioramento e un vantaggio per l'azienda. Prodotti, servizi, team e organizzazioni migliorano solo quando vengono individuate aree di miglioramento. I leader forti lo capiscono e sanno che gli errori alimentano le opportunità di apprendimento. *La trasparenza nella segnalazione degli errori promuove una cultura di miglioramento continuo e innovazione all'interno dell'organizzazione.*
Formulazione di possibili soluzioni e strategie di mitigazione del rischio
Una volta comprese le cause profonde del problema, crea un elenco di possibili soluzioni e strategie di mitigazione del rischio per evitare che si ripeta in futuro. Considerare i fattori interni ed esterni che potrebbero causare questa situazione in futuro e preparare un piano di conseguenza. Sviluppare un piano di mitigazione del rischio: identificare la probabilità che si verifichino determinati eventi, il loro impatto e cosa si intende fare per rispondere a essi. Sebbene sia importante collaborare con il proprio responsabile per definire un percorso da seguire, avviare la conversazione proponendo possibili soluzioni fa capire al leader che si comprendono le implicazioni del problema. Dimostrare di voler svolgere un ruolo attivo nella risoluzione dei problemi dimostra le tue qualità di leadership e il tuo desiderio di migliorare il reparto e l'organizzazione nel suo complesso. *Nota: il piano di mitigazione del rischio dovrebbe includere, se possibile, una valutazione quantitativa dei potenziali rischi, per stabilire le priorità delle risposte.*
Comunicare cattive notizie in linea con lo stile comunicativo del tuo manager
La comunicazione efficace è uno strumento spesso sottovalutato nel mondo degli affari, in quanto è stata classificata 59% dei dipendenti Secondo un'indagine sulla comunicazione condotta nel 2025 dallo strumento di gestione dei progetti Project.co, la comunicazione nelle loro aziende è nella media o al di sotto della media. Quando si danno cattive notizie, si può prendere spunto dal concetto del "panino di lodi". Inizia con gli aspetti positivi, poi con le cattive notizie e concludi con i possibili effetti collaterali positivi, fornendo suggerimenti su come evitarli in futuro. Se necessario, chiedi consiglio al tuo responsabile e chiedigli quali azioni consiglia per il futuro. *Nota dell'esperto: questo approccio garantisce la riduzione della resistenza e la promozione di un ambiente collaborativo per la risoluzione dei problemi.*
Determina se la soluzione più adatta alla situazione è tramite e-mail, chat o riunione. Per questioni complesse o che richiedono un confronto diretto, la soluzione migliore è un incontro o una chiamata. Alcuni leader preferiscono vedere tutto scritto prima della riunione, mentre altri preferiscono ricevere le informazioni spontaneamente. Se non sei sicuro,
Se non sei sicuro, e per andare d'accordo con il tuo responsabile, chiedigli come preferisce ricevere una cattiva notizia la prossima volta. Chiedi spiegazioni prima che la situazione si ripeta. Questa è anche un'ottima domanda da porsi durante processo di intervista Per un nuovo lavoro, perché dimostra che rispetterai le loro esigenze comunicative. Conversazioni aperte e oneste sulle preferenze di comunicazione creano fiducia. *Suggerimento aggiuntivo: l'utilizzo di strategie di "comunicazione efficace" e di "gestione delle cattive notizie" favorisce un ambiente di lavoro positivo.*
Siate aperti e non aspettatevi risultati specifici.
Anche i manager sono esseri umani. Lascia che il tuo responsabile reagisca e reagisca autonomamente alle cattive notizie. Potrebbe essere la prima volta che ne sentono parlare: hai avuto modo di elaborare l'informazione. Se la conversazione non va bene, cercate di discutere insieme cosa si può fare in futuro, invece di soffermarvi sul passato. Oppure offri la possibilità di riprendere la conversazione in un incontro futuro. Concentrarsi sulla risoluzione dei problemi anziché puntare il dito contro qualcuno è la chiave del successo. Il tuo leader potrebbe trovare una soluzione a cui non avevi pensato. *Ricorda, collaborare per trovare soluzioni crea fiducia e riduce lo stress.*
Chi ha avuto esperienze precedenti con manager che non hanno reagito bene alle cattive notizie potrebbe provare un'ansia maggiore. Ricordati che ogni capo è unico e non rispecchia i tuoi precedenti leader. Tuttavia, se ritieni che il tuo benessere psicologico sia minacciato quando dai una cattiva notizia, sentiti autorizzato a porre fine alla conversazione. Quindi cerca ruoli in team o aziende con maggiori capacità di leadership. *La sicurezza psicologica sul posto di lavoro è fondamentale per promuovere una comunicazione efficace.*
Dare brutte notizie può fare paura. Ricordati che il coraggio consiste nel sentirsi nervosi e poi agire comunque. Comunicare nel modo giusto crea fiducia. Il tuo responsabile si sentirà a suo agio sapendo che, quando le cose non vanno secondo i piani, glielo farai sapere e gli proporrai una possibile soluzione. Prova queste tattiche per sentirti più a tuo agio nel dare una cattiva notizia e aumentare le probabilità che venga accolta positivamente. *Una comunicazione efficace e la trasparenza sono le basi per costruire un rapporto solido con il tuo responsabile.*
